読むメールの挨拶
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BusinessInsider.comによると、平均的な従業員は1日の約25％を数百通の電子メールによるログに割り当てています。基本的な電子メールのエチケットのブラッシュアップが必要な人もいますが、膨大な量のコミュニケーションに圧倒されているために間違いを犯す人もいます。
就職活動中に、カバーレター、お礼状、メッセージなど、就職活動に関連する接続に、非常に多くのメールを送信する可能性があります。
誰かの名前のつづりを間違えるなど、恥ずかしい間違いをしないように時間をかけて、返答を得るメモを必ず書いてください。
プロの挨拶から始める
件名をわかりやすくするよう努めます。 「会議の時間が変更されました」や「提案についての簡単な質問」など、メールの目的を特定する直接的なものを選択してください。
「私はあなたに通知する必要があります...」のようなティーザーでニンジンをぶら下げることは避けてください。多くの場合、件名に基づいてメールを開くかどうかを決定するため、目的を明確に示すものを選択します。
プロの挨拶を使用してください。状況と受信者に適切な挨拶を含めます。一部のグリーティングは電子メールで機能しますが、通常のレターでは使用されませんが、一部のグリーティングは両方で機能します。
あなたが書いている人とあなたが送るメッセージのタイプをどれだけよく知っているかに基づいて挨拶を選んでください。たとえば、知っている人に手紙を書く場合は、「Hi Jim」が適切です。 「Dear Mr./Ms。Smith」は、仕事に応募したり、ビジネスレターを書いたりするのに適しています。
非常に非公式に聞こえ、通常は職場で使用されない「ちょっと」のメールを開かないようにします。また、メールの性質がリラックスしている場合でも、「こんにちは」または「こんにちは」を避けてください。
あいさつ例
- 親愛なる名姓（あなたが書いている人の性別がわからない場合、これはうまくいきます）
- 親愛なる名（あなたが知っている誰かにメールを送るとき）
- こんにちは名（あなたが知っている誰かにメールを送るとき）
- 親愛なるミスター/さん苗字
- 親愛なるミスター/さん名前苗字
- 親愛なる博士の姓
- ご担当者様
- 人事マネージャーへ
- 採用マネージャー様
挨拶の後に適切な句読点を使用してください。より正式なメールの場合は、名前の後にセミコロンを使用します。あなたが知っている人、またはよりカジュアルな通信の場合は、挨拶名の後にコンマを使用します。
一般的なエラーを回避する
メールを書くとき、人々が急いでメッセージを急いで駆り立てると、次のエラーが時々発生します。時間をかけてメッセージを確認し、次の手順を実行してください。
- 最後にメールアドレスを追加してください。電子メールの送信を取り消すオプションがない場合、人差し指をすばやく使用する傾向がある場合は、アドレスを最後に追加します。メールの準備が整っていることが確実な場合にのみ、受信者の名前を挿入します。
- 古い「全員に返信」エラーを回避します。「全員に返信」を押すときは、人差し指に注意してください。リストの全員が本当にあなたが言っていることを読む必要があるかどうかを検討してください。また、「全員に返信」リストに含まれている人に見られたくないようなチェーンの古いメールにも注意してください。
- ユーモアを楽にしてください。 ユーモアは、あなたの口調が必ずしも透けて見えるわけではないので、電子メールでは見分けにくい場合があります。ボディーランゲージ、顔の表情、ケイデンスがないと、ユーモアが崩れたり、意図せずに読者を侮辱したりする可能性があります。安全にプレーして、それを省いてください。
- 校正。人々が非公式の電子メールでタイプミスを許すか、またはあなたがあなたの電話でタイプしているならば間違いは容認されるだろうと考える間違えないでください。特にミスが蔓延している場合は、メールのミスによって厳しく判断される可能性があります。間違った単語を選択することが多いスペルチェッカーに依存しないでください。重要なドキュメントと同じようにメールを校正します。特に、人々の名前のスペルが正しいことを常に確認し、再確認してください。
- 絵文字や顔文字は使用しないでください。 電子メールメッセージはますますテキストメッセージのようになり始めています。職場のメッセージには、「親指を立てる」絵文字や笑顔が含まれる場合があります。絵文字や顔文字は正式に使われるようになりますが、一般的になってきています。メールの挨拶に人の姓が含まれている場合は、絵文字や顔文字は省略してください。
- メールは永遠に続くことを忘れないでください。個人的な情報や機密情報をメールで送信したり、メールで誰かを解雇したり、誰かを中傷したり、怒りで答えたりする前に、よく考えてください。削除されたメールでさえ、データのバックアップから復活させることができます。これらの種類の相互作用は、直接行うほうがよいでしょう。 24時間ルールを適用します。メッセージを送信する必要があるかどうかわからない場合は、翌日まで待ってください。もう1つの大まかな目安：たとえば、宣誓供述書やソーシャルメディアなど、公に共有したくないメールには何も書かないでください。
