従業員の医療記録にはどのような情報が保存されていますか？
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従業員の医療ファイルは、健康、健康手当、従業員の健康関連の休暇、および従業員の福利厚生の選択と補償に関連するすべてのリポジトリです。雇用主は、従業員ごとに個別に医療ファイルを保管します。これらのファイルの内容が、人事ファイルなどの他の従業員ファイルと混在することはありません。
医療ファイルには機密情報が含まれているため、安全でロックされたアクセスできない場所に保管する必要があります。従業員の医療ファイルを格納するファイルキャビネットもロックする必要があり、人事担当者は唯一のキーを持っている必要があります。従業員の医療ファイルへのアクセスは、人事部のスタッフのみに制限されています。
1996年の医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）では、雇用主は従業員の医療記録を機密情報として保護する必要があります。医療記録は、他のビジネス記録とは別に個別に保存する必要があります。従業員の医療記録を従業員の一般人事ファイルに保存しないでください。
情報は機密情報であるため、上司やマネージャーなどの従業員がアクセスできるファイルからレコードを分離する必要があります。 （実際には、これは一般的な人事ファイルにも推奨されており、人事担当者のアクセスのみを許可します。）
従業員医療ファイルの内容
これらは、従業員の医療ファイルに安全に保管する必要があるアイテムのタイプです。疑わしい場合は、従業員の医学的に関連する情報を保護することをお勧めします。
- 健康保険の申請書とフォーム
- 生命保険の申請書とフォーム
- 指定受益者情報
- 視覚保険などの医療情報を必要とする可能性のあるその他の従業員給付金の申請
- 有給または無給の医療休暇の申請
- Family Medical and Leave Act（FMLA）レポートと関連するアプリケーションおよび書類
- 医師が署名したFMLA書類
- 継続的なケアを提供するためにFMLA時間を申請する家族または子供の病気に関する文書
- FMLA休業の対象とならない従業員のための医学的に関連した休暇文書
- 医師の検査、メモ、通信、および推奨事項
- 医師の欠勤または遅刻に対する医学的に関連した言い訳
- 推奨医師の文書による医療職の制限
- OSHAが必要とする文書を含む事故および傷害の報告
- 怪我や病気の労働者補償レポート
- 従業員に関する私的な医療情報を含むその他のフォームまたは文書
これらのファイルの機密を保持すると、従業員はあなたを信頼し、法律の精神と重要性を守ることになります。
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