効果的な会議の議題を作成する方法

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会議の議題は、参加者が会議で達成したいと望んでいる項目のリストです。参加者が会議の準備をできるように、議題は会議の前に、少なくとも24時間前に配布する必要があります。できれば、議題は会議の数日前に利用できるようにしてください。

まず、会議の計画を支援するために他の従業員が必要かどうかを特定します。次に、会議を開催して達成したいことを決定し、会議の実行可能な目標を設定します。設定した目標は、効果的な会議計画のフレームワークを確立します。会議の時間枠内で合理的に達成できる以上の計画を立てていないことを確認してください。

スティーブン・コビーが言ったように 非常に効果的な人々の7つの習慣、 「終わりを念頭に置いて始めなさい。」会議の目的によって、会議の焦点、会議の議題、および会議の参加者が決まります。

次に、各議題項目に必要な時間を検討します。会議が1時間続く予定で、5つの議題がある場合は、作業している時間枠の概要がわかります。すべての議題項目が正確に12分でなければならないという意味ではありませんが、5つを合わせて平均してそれ以上の時間をかけることはできません。

全体的な目標を決定した後、あなたまたはあなたのチームは特定の決定を行う必要があります。会議の目的または目標に加えて、議題も含めます。

会議の日付、時刻、場所
会議に必要な参加者
検討事項
グループが各項目について話し合う必要があると予想される時間
会議の事前準備。これには、読書、文書、データ、前の会議の議事録、または実際の会議を成功させるためのその他の準備が含まれます。関連するドキュメントは、招待された参加者に配布するときに、会議の通知と議題に添付する必要があります。

目標を達成するために会議が必要であると判断したら、参加者のリストを作成する必要があります。すべての従業員がすべての会議に参加できる、または参加する必要はありませんが、適切な参加者を招待すると、成功の可能性が高まります。いくつか質問して、参加者を決定します。

すべての会議にカスタム開発の議題が必要なわけではありません。ほとんどの従業員は、部門またはワークグループのために定期的に会議をスケジュールしています。また、参加するチームやプロジェクトもあります。

進行中のプロジェクトでは、すべての会議に新しく開発された議題は必要ない場合がありますが、チームは会議に標準的なアプローチを採用することで十分に対応できます。

定期的にスケジュールされる従業員会議は3つのセグメントに分かれており、それぞれに標準の議題があります。

情報アイテム： 会議ごとに情報を提供する議題を書き留めます。たとえば、マネージャーは上級管理会議の結果についてグループを更新します。
アクションアイテム： グループが定期的に予定されているすべての会議で確認したいと思う項目を議題に配置します。たとえば、期間に予算を割り当てるパフォーマンスや、グループが達成を計画しているコスト削減と継続的な改善の特定。
フォワードプランニング： グループが事前に計画または準備する項目を議題に配置します。たとえば、来月の短期的な目標や、今後の割り当てに関する同僚の支援の必要性などです。

会議の議題を作成するときにこれらのガイドラインに従うと、会議の生産性が向上する可能性が高くなります。