従業員の欠勤の管理における監督者の役割
コンテンツ
- 監督者の責任
- 職場復帰のインタビュー
- 欠勤が続く場合に推奨される懲戒手続き
- ステージ1：カウンセリング面接
- ステージ2：最初の公式レビュー（口頭による警告ステージ）
- ステージ3：2回目の公式レビュー（書面による警告ステージ）
- ステージ4：仕事からの一時停止
- ステージ5：雇用の終了
- 欠勤の管理における課題
2017年、米国労働省（DOL）は、雇用者の労働力のほぼ3％が特定の日に欠席したと推定しました。欠勤の高値は組織に影響を及ぼし、生産性の低下、士気、一時的な人件費を考慮すると、さらに大きな影響があります。引き続き最も懸念されているのは、仕事に現れない従業員の3人に2人近くが実際には病気ではないということです。
ほとんどの企業にとって、欠勤を管理する責任は主に直属の上司にかかっています。これらの監督者は、特定の従業員が不在であることを認識している唯一の人々であることがよくあります。
彼らは、個人の不在を取り巻く状況を理解し、早い段階で問題に気づくのに最適な立場にあります。したがって、会社の休務手続きへの積極的な関与は、休務ポリシーまたはプログラムの全体的な有効性と将来の成功にとって極めて重要です。
監督者が欠勤を管理する彼らの役割において快適で有能であることを確実にするために、彼らは上級管理職の完全なサポートを持っている必要があります。すべての当事者は、不在のポリシーと手順の目的を認識している必要があります。部門間で不一致がある場合。ポリシーはその有効性を失う可能性があります。
一貫性を高めるために、監督者は欠勤の管理に関する責任について訓練を受け、効果的な職場復帰の面接を実施する方法について助言され、必要に応じて懲戒手続きの使用について教育を受ける必要があります。
監督者の責任
従業員が不在の間に仕事が適切にカバーされることを保証することに加えて、監督者が欠勤を管理するために行う必要がある他の多くの重要な行動があります。彼らはすべき：
- すべての従業員が欠勤に対処するための組織のポリシーと手順を完全に認識していることを確認します。
- 従業員が病気で電話したときの最初の連絡窓口になる
- スタッフの適切で詳細かつ正確な最新の欠勤記録を維持します（例：日付、欠勤の理由/病気の理由、予想される職場復帰日、必要に応じて医師の認定）
- 懸念を引き起こす欠勤のパターンや傾向を特定し、
- 職場復帰の面接を実施する
- 必要に応じて懲戒処分を実施する。
職場復帰のインタビュー
欠勤を最適に管理する方法についての監督者のトレーニングには、効果的で公正な職場復帰の面接を実施する方法に関する指導を含める必要があります。最近の全国調査は、これらのインタビューが短期的な欠勤を管理するための最も効果的なツールの1つと見なされていることを示しています。
職場復帰に関する話し合いにより、監督者は、職場での欠勤の管理と管理に対する経営者の強い決意を示すことに加えて、従業員が職場に戻るのを歓迎することができます。面接により、従業員が仕事に戻るのに十分であることを確認できます。
不在とその結論が適切に記録されるように、必要な事務処理を完了することができます。不在を調査し、従業員と話し合うために確立された手順が用意されているという事実は、それ自体が不誠実な理由で不参加の抑止力として機能する場合があります。
面接は、不在者が職場に戻った後、できるだけ早く行う必要があります（帰宅後1日以内）。従業員には、欠席の理由を説明する十分な機会を与える必要があります。上司は面接を時間として使用して、従業員が不在につながる可能性のある問題を調査する必要があります。
目標は、オープンで協力的な文化を育むことです。手順は、必要なときにヘルプとアドバイスが確実に提供され、従業員が仕事に戻るのに適していることを確認するために用意されています。
従業員は通常、正式な構造の中で欠席の真の理由を説明する機会を高く評価します。監督者が欠席の理由の信憑性を疑う場合、監督者はこの機会を利用して疑問や懸念を表明する必要があります。
従業員は常に、面接は会社の手続きの一部ではなく、欠席が記録され、将来の雇用に影響を与える可能性のある重要な会議であることを認識しておく必要があります。容認できないレベルの欠席が発生した場合の会社の懲戒手続きは、従業員に説明する必要があります。
面接はどの時点でも面接の形になってはなりませんが、部署内での欠席の影響を強調して説明する機会と見なしてください。従業員の大多数は、自分の仕事と経営から誇りと達成感を引き出し、これらの個人を責任ある大人として扱うよう奨励されるべきです。
欠勤が続く場合に推奨される懲戒手続き
次のガイドラインは、特定の期間に短期間の欠勤が許容レベルを超えていると見なされる場合に実行する推奨手順を示しています。
ステージ1：カウンセリング面接
- 直属の上司は、欠勤に対する懸念について従業員に助言し、病気の理由を明らかにして、出席を改善するために何をする必要があるかを判断するようにしてください。
- この段階で病状が特定され、職務適合性に影響を与える可能性がある場合、監督者は会社が承認した医師との面会を手配する必要があります。これは、5営業日以内に従業員に書面で確認する必要があります。
- 話し合いから、問題が根本的な仕事への不適格によるものではないように見える場合、監督者は、記録された病気が本物である可能性がある一方で、出席の持続的な改善が期待されるか、手順の次の段階であることを従業員に通知する必要があります撮影されます。
- 次の6か月間、出席のレビューが毎月自動的に行われます。
ステージ2：最初の公式レビュー（口頭による警告ステージ）
- 分析と定期的な監視の結果、従業員の不在がさらに悪化する場合は、監督者との正式な検討会議に出席するよう招待する必要があります。
- 休務記録は、この面接に従業員を招待する手紙で詳述されるべきです。従業員は、必要に応じて、組合代表または同僚によって代表される資格があることを通知されるべきです。
- この会議の目的は次のとおりです。
-欠席の根本的な理由について引き続き話し合います。
-サービスの従業員に不在のコストと影響をアドバイスします。
-従業員に警告し（医学的アドバイスを求めることを決定した場合を除く）、大幅かつ持続的な改善が見られない場合、許容可能な出席レベルを維持できないため、彼女の雇用が終了する場合があることを警告します。これは口頭での警告です。 - 医師の診察が必要な場合は、直ちに措置を講じる必要があります。したがって、会議は、プロセスのこの部分を完了することができるように延期されるだけです。 5営業日以内に、従業員は医学的アドバイスを受けなければなりません。その後、会議は人事部で再招集され、医師の意見が議論されます。
- 医師が仕事への適性を確認した場合、従業員は継続的な欠席の結果について警告を受ける必要があります。
ステージ3：2回目の公式レビュー（書面による警告ステージ）
- 定期的なモニタリングは、欠勤パターンに改善が見られないことを示しています。2回目の公式会議が人事部と調整されます。
- 従業員を会議に招待する手紙には、欠席記録と、代表者に関するアドバイスが含まれます。
- 病気や病気の性質の変化に関して会議で与えられた新しい情報は、会社が承認した医師によって評価される必要があるかもしれません。
- 従業員は自分の不在記録を説明する機会を与えられるべきです。必要に応じて、監督者は、正式な書面による警告が出され、この警告が指定された期間、従業員のファイルに残ることを従業員に通知する必要があります。警告のコピーを従業員とその代理人に発行する必要があります。
- 従業員は、会社の出勤の期待を遵守せず、現在の受け入れられない不在記録を改善しないと、従業員の雇用が終了することを通知する必要があります。
- 仕事への適性が疑わしい場合は、医師が受け取ったガイダンスに従って、再配置オプションを続行してください。再配置のプロセスとオプションについては、従業員の組合代表（該当する場合）に相談してください。
ステージ4：仕事からの一時停止
- 懲戒プロセスの前の段階の実施に続いて、出席の改善が起こらない場合、経営者は無給で一時的な停止を進めることができます。一時停止の意図は、開始日と終了日の詳細を書面で確認する必要があります。一時停止の手紙のコピーを従業員の代表者に送付する必要があります（該当する場合）。
ステージ5：雇用の終了
- これは懲戒プロセスの最終段階であり、従業員は会社への出勤要件に準拠できなかったため解雇されます。解雇は、上級管理職と人事部の書面による承認がある場合にのみ行うことができます。
- 従業員を招集する手紙には、代表者に関するアドバイスが含まれ、欠勤記録の概要が記載されます。面接の結果、従業員は、職務を遂行する能力がないために解雇される可能性があることを通知する必要があります。
- 繰り返しになりますが、従業員の健康や仕事の能力に関して新しい情報が近づいてくる場合は、会社の医師に相談する必要があるかもしれません。
- 能力に基づいて解雇する決定が下された場合、解雇の手紙のコピーを従業員の代表者に送付する必要があります（該当する場合）。
- 従業員は解雇に対して上訴する権利を有する場合があります。異議申し立ては、会社の懲戒手続きと一致している必要があります。
欠勤の管理における課題
監督者は往々にして不快感の許容レベルを超えた者については不快または不本意に報告することに注意してください。監督者にはすでに多くのプレッシャーがあるため、欠勤ポリシーの一貫した実施が常に最優先事項であるとは限りません。
欠勤の管理から主観性を取り除き、すべての従業員が同じように扱われることを保証することを試みることは重要です。すべての人に一貫性があり、永続的で、公平であることが不可欠です。欠席が対処されないか、一貫性のない方法で対処されると、士気が低下する可能性があります。
従業員の大多数は、懲罰的というよりも促進的であるポリシーやプログラムを高く評価します。従業員が仕事に来るよう強制する厳しいまたは懲罰的な措置は、従業員が「仕事中に不在」になることをもたらす可能性があります。
彼らはできる限り少ない行動をとり、彼らにもっと多くのことをさせようとするあらゆる努力に抵抗します。柔軟な作業スケジュール、ジョブシェアリング、出勤表彰、ウェルネスプログラムなど、従業員が仕事に参加できるようにする他のプログラムを実装する必要があります。
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Stefanie YorgesはLeading Higherのリーダーシップコンサルタントで、圧倒されたリーダーが職場で勝利し、人生で成功するのを支援することを専門としています。
