人事情報技術の選び方
コンテンツ
- 人事情報技術ソフトウェアが提供する柔軟性とスケーラビリティの程度は何ですか？
- ソフトウェアは人事会社に対応することができ、キャリア規則にメリットがありますか？
- 人事情報技術は組織とともに成長し、拡大することができますか？
- テクノロジーソフトウェアは他のシステムと統合できますか？
- ソリューションの実装または構築を担当するのは誰ですか？
- トレーニングが含まれる場合、料金はかかりますか？
- 誰がデータを所有しますか？
- 人事情報技術にはどのようなセキュリティ対策が組み込まれていますか？
- 従業員は福利厚生プランに登録し、個人データとプランの選択をリアルタイムで変更できますか？
- このテクノロジは、アクセスを許可するユーザーとその程度を決定する権限を持つ人材を提供しますか？
- 人事情報技術から利用できるレポート機能の種類は何ですか？
- ソフトウェアは、HRが時間を節約するのに役立つ特定の機能を提供していますか？
- このソフトウェアは、HRが従業員とよりよくコミュニケーションするのに役立つ特定の機能を提供していますか？
- このソフトウェアは、HRが従業員とよりよくコミュニケーションするのに役立つ特定の機能を提供していますか？
- 情報はキャリアとどのように交換されますか？
- どのレベルのカスタマーサービスが提供されますか？
- 人事情報技術システムのコストはいくらですか、それはメリットを上回っていますか？
人事情報システム（HRIS）は、企業が福利厚生計画と従業員情報を管理するために不可欠です。 HRは限られたリソースと絶え間なく変化するデータに直面しているため、福利厚生管理テクノロジーはもはや良いものではありませんが、HRが一連の情報と福利厚生計画に費やしたお金の両方を管理するのを支援する必要があります。
しかし、人事部や他の幹部は、すべての詳細を管理するのに最適な人事情報技術を選択していること、そして彼らが選択したソリューションが試練に耐えられることをどのようにして知るのでしょうか。
以下は、人事情報技術を選択するプロセスで尋ねて回答する重要な質問です。
人事情報技術ソフトウェアが提供する柔軟性とスケーラビリティの程度は何ですか？
人事担当者は、ソフトウェアが複数のExcelスプレッドシート、データベース、紙の文書からデータをインポートできるかどうか、および他のあらゆる種類のシステムや必要なデータとやり取りできるレベルを決定する必要があります。
ソフトウェアは、複数のソースから情報を取り込んでフィルタリングできる必要があります。理想的には、このプロセスも自動化する必要があります。多くのオンライン登録ソリューションでは、データをキャリアに渡してシステムを更新する前に、データを手動で操作する必要があります。更新フォーマット、送信スケジュール、および配信方法の自動化は、請求および適格性の問題を排除するのに役立ちます。
ソフトウェアは人事会社に対応することができ、キャリア規則にメリットがありますか？
真に有能な登録エンジンは、各登録アクティビティを評価し、必要な正確な資格要件を満たすように特別に設計されたルール、メッセージ、プロンプト、およびオプションの必要な組み合わせを適用します。ソフトウェアは、会社とキャリアが持っている適格性ルールに対応する必要があります。
人事情報技術は組織とともに成長し、拡大することができますか？
人事部門は、会社が新しい従業員、オフィス、福利厚生の変更、ルールを採用するにつれて成長するテクノロジーの能力を評価する必要があります。人事部は、これらの各要素のしきい値について質問する必要があります。
テクノロジーソフトウェアは他のシステムと統合できますか？
給与計算やその他の機能は、福利厚生管理と同じ情報の多くを共有することがよくあります。あるシステムに入力されたデータや他の従業員情報を別のシステムと共有すると、人事部門はより高い効率を得ることができます。従業員の募集を追跡することは、もう1つの必要な機能です。
ソリューションの実装または構築を担当するのは誰ですか？
どのレベルのトレーニングが必要ですか？一部のソリューションでは、クライアントは初期実装に非常に関与する必要があります。これは、すでに忙しい人事管理者にとっては圧倒される可能性があります。
人事部門は、必要となるトレーニングのレベルと技術的な専門知識、および予想される時間を明確に理解している必要があります。このトピックに関するソリューションプロバイダーに質問すると、最初は単純に見えるかもしれないが、重要な技術的専門知識を必要とするかもしれない微妙な領域に対する洞察を提供できます。次に、人事部は、現実的に完了を妨げるほど煩雑である可能性のある特定のタスクを決定し、HR情報技術の価値とROIを低下させる可能性があります。
トレーニングが含まれる場合、料金はかかりますか？
トレーニングの費用も評価する必要があります。これには、オフサイトへの出張の時間と出張費が含まれます。人事部は、人事情報技術の採用に伴うすべてのハードコストとソフトコストを認識する必要があります。
誰がデータを所有しますか？
この質問に対する答えは、人事組織である必要があります。企業はデータを任意のアプリケーションサービスプロバイダー（ASP）に転送できる必要があります。データが通信事業者の専用サーバーにある場合、通信事業者を切り替えると、追加料金が請求される場合があります。
どのような種類のメンテナンスと維持が必要ですか？ソフトウェアが会社のオンサイトワークステーションまたはサーバーにインストールされている場合、そのテクノロジーへの定期的な更新が必要になることが多く、計画と管理が面倒な場合があります。 HR情報技術の更新は、多くの場合、アプリケーションサービスプロバイダー（ASP）またはSoftware as a Service（SaaS）モデルを通じてオンラインで利用可能なソフトウェアによって自動的に行われます。
人事情報技術にはどのようなセキュリティ対策が組み込まれていますか？
ソフトウェアがASPまたはSaaSモデルを通じてオンラインで利用できる場合、プロバイダーは毎日のバックアップ、バックアップサーバー、および追加の保護レイヤーを提供する必要があります。権限のない担当者による情報の損失やアクセスから保護するために、追加のシステムと手順を導入する必要があります。人事部は、他の管理者と相談して、人事部の情報技術へのアクセスを誰に許可するか、どの程度許可するかを決定する独占的な権限を持つ必要があります。
従業員は福利厚生プランに登録し、個人データとプランの選択をリアルタイムで変更できますか？
従業員のアクセスは、コンピューターへの広く一般的なアクセスを考慮して、与えられるべきです。
従業員の大多数は自宅でインターネットにアクセスできます。従業員のセルフサービスは、時間とお金を節約する大きな可能性を提供します。優れたセルフサービスシステムは、従業員が自分自身とその扶養家族に関する情報を入力することでスムーズにガイドします。
システムは、利用可能な計画を明確に提示し、従業員が都合のよいときに選択できるようにし、ウィザードを使用してプロセス全体でこれらのアクションを簡略化する必要があります。従業員はまた、必要に応じて扶養家族を追加し、必要に応じて情報を変更できるようにする必要があります。
これらは、組織の人事情報技術のニーズを評価する際に回答する必要がある追加の質問です。
このテクノロジは、アクセスを許可するユーザーとその程度を決定する権限を持つ人材を提供しますか？
従業員へのアクセスを提供するのと同じように、このテクノロジーは人事部門に最終決定権を与えるはずです。人事部は、キャリアに送信される前にすべてのデータを承認する権限を持っている必要があり、従業員や他の人がアクセスできる範囲も決定する必要があります。
人事情報技術から利用できるレポート機能の種類は何ですか？
レポート技術は、複数のビューとフォーマット（スプレッドシート、PDF、HTML）、全体像評価、および意思決定を強化するためにドリルダウンする機能を提供する必要があります。人事部は、特定のプランへの登録、未解決のアクション、および福利厚生やその他の従業員データに関する従業員の人口統計情報の変化をいつでも評価できる必要があります。
ソフトウェアは、HRが時間を節約するのに役立つ特定の機能を提供していますか？
HRは、その部門のニーズに応じて、情報をバッチで処理し、COBRAポリシーの通知と請求を管理し、自己請求と請求調整ツールを提供し、特定のレポートを作成するテクノロジーの機能について問い合わせることができます。
このソフトウェアは、HRが従業員とよりよくコミュニケーションするのに役立つ特定の機能を提供していますか？
一部のプログラムでは、大量のメール、電子掲示板を介して、および特定のフィルター基準（場所、部門、保険プラン、登録ステータス、退職ステータスなど）を介して、さまざまなレベルで従業員と通信する柔軟性をHRに提供します。人事情報技術システム。通信するためのいくつかの手段があると、プロセスがさらに自動化され、人事がより的確にメッセージをターゲティングできるようになります。
このソフトウェアは、HRが従業員とよりよくコミュニケーションするのに役立つ特定の機能を提供していますか？
HRがトランザクションを承認できるようにするだけでなく、多くのHR情報技術システムは、キャリアの課金を監査してシステム内のデータに確実に同意するためのゲートキーパーとして機能するHRの機能も提供します。これは次のことができます：
- 運送業者の請求書の正確性を確保する
- 時間とお金を節約
- 従業員登録のタイムリーな配信を支援します。
- 従業員が介護に行くときの適格性の確認を強化します。
情報はキャリアとどのように交換されますか？
そして、この相互作用の責任者は誰ですか？ HR情報技術システムの統合は、ソフトウェアが関係しているキャリアの数だけでなく、ソフトウェアが可能にする接続の種類によっても判断する必要があります。福利厚生管理ソフトウェアを介して運送業者と確実にやり取りするには、次のような多くの手順が必要です。
- 初期実装データの国勢調査の収集。
- 進行中の情報交換のための初期統合のセットアップ。
- 毎日または毎週のやり取りを調整して、データが受信され、正確に適用されるようにします。
- 進行中の更新のレビュー。
- 登録のためのキャリアの要件が規制当局に準拠して満たされていることを確認します。そして
- 各キャリアとの積極的な関係を促進して、データ交換の関係を改善する。
各タスクの責任者を知ることは、製品オファリングを完全に理解するために不可欠です。各ソフトウェアプロバイダーは、上に概説したタスクの一部から全部を提供する際に、異なるレベルの統合を提供します。人事部は、会社の選択したキャリアとの強力で継続的でシームレスな関係を示すベンダーとの協力を検討する必要があります。
多くのプロバイダーは、キャリアによって受け入れられる場合と受け入れられない場合がある一般的なANSI 834ファイルの送信を有効にします。これは、グループのサイズによって影響を受けることが多い要因です。マネージャーは、問題を回避するために各キャリアのニーズに合わせてカスタマイズされた（トランザクションの適格性を保証する）クリーンで検証済みの転送を提供するプロバイダーを探す必要があります。また、通信事業者自身の特定の転送言語とやり取りするために、専用のEDI（電子データ交換）部門を持つプロバイダーも検討する必要があります。
どのレベルのカスタマーサービスが提供されますか？
サービスの追加料金はありますか？人事部は、提供されるヘルプへのアクセスレベルと、カスタマーサービスを構成するもの（データベース、オンラインチャット、電子メールサポート、実在の人物との会話、またはそれらの組み合わせによるオンラインヘルプ）を決定する必要があります。福利厚生やその他の人事情報の機密性を考慮して、マネージャーは、助けとなる直接の連絡から24時間以内に問い合わせへの応答を期待する必要があります。
人事情報技術システムのコストはいくらですか、それはメリットを上回っていますか？
HRは、提供されるメリットに加えて、すべての年次、月次、および1回限りの料金を含む、HR情報技術システムの完全なコストを評価する必要があります。わずかに高価なシステムは、従業員が自分の記録を維持し、より優れた利便性、時間の節約、および正確さを提供できるようにする機能の違いを支払うだけでは不十分です。これらの要因を考慮し、HR情報技術システムを選択する際に検討する必要があります。
人事情報技術システムの必要性が高まっています。人事部のスタッフは、人事情報テクノロジーシステムのさまざまなオプションを見つけるため、利用可能なすべてのオプションを分析して比較検討することがますます重要になっています。
人事情報技術システムの選択は、部門と会社のニーズとともに成長する投資と見なされるべきです。これらの質問は、あなたの会社に適した人事情報技術システムにあなたを導くでしょう。
