プロフェッショナルなメールメッセージをフォーマットする方法
コンテンツ
- 件名
- あいさつ
- メッセージの本文
- メールメッセージのフォーマット
- メールの署名を含める
- 添付ファイルを忘れないでください
- メールメッセージテンプレート
- メールメッセージテンプレート
- プロフェッショナルな電子メールメッセージの例（テキストのみ）
仕事に関するお問い合わせを送信する場合や、仕事に応募する場合は、他のビジネスレターと同じように専門的にメールをフォーマットすることが重要です。結局のところ、採用担当者と採用マネージャーを含め、全員が大量のメールを受信しています。メールの内容が目立つことを確認してください。ずさんな間違い、不適切なフォーマット、過度にカジュアルな言葉ではありません。
電子メールでは、10または12ポイントサイズの読みやすいフォントを使用してください。仕事の検索に関連するメールを仕事用のメールアドレスから送信します。理想的には、メールアドレスには姓と名、または姓と名の組み合わせを含める必要があります。求人検索の連絡文書を送信するときに含める内容と、雇用関連の電子メールメッセージを送信するときに使用する電子メールメッセージの形式を次に示します。
件名
メールに件名を含めることを忘れないでください。
1つ含めるのを忘れた場合、メッセージはおそらく開かれません。件名を使用して、メールを送信する理由を要約します。強力な件名の例：
- マーケティングアソシエイトの申請-ジェーンスミス
- 情報面接のリクエスト
- ありがとう-マーケティング担当者インタビュー
- [情報面接、XYZについて話し合う]のために[人物の名前]が参照
あいさつ
担当者がいる場合は、メールをDear Mr./Ms宛に送信してください。苗字。可能であれば、採用マネージャーの名前を調べます。この情報は、求人リストに含まれている場合があります。そうでない場合は、LinkedInなどのサイトを使用して連絡先を確認するか、会社のWebサイトで情報を確認してください。
連絡先番号がある場合は、会社のフロントデスクに電話して、受付が情報を提供できるかどうかを確認することもできます。
自分のネットワークも確認してください。会社で働いていて、より多くの情報を共有できる人を知っていますか？
担当者の名前がわからない場合は、メールをDear Hiring Manager宛てに送信してください。別のオプションは、あいさつ文を含まず、メッセージの最初の段落から始めることです。
メッセージの本文
カバーレターをコピーして電子メールメッセージに貼り付けるか、カバーレターを電子メールメッセージの本文に書き込みます。求人情報で履歴書を添付ファイルとして送信するよう求められた場合は、履歴書をPDFまたはWordドキュメントとして送信してください。利用可能な職位やネットワーキングについて問い合わせる場合は、作成の理由とメールメッセージの目的を明確にしてください。
メールメッセージのフォーマット
電子メールメッセージは、通常のビジネスレターのようにフォーマットする必要があります。段落の間にスペースを入れ、タイプミスや文法上の誤りはありません。長さを品質と間違えないでください。メールは簡潔で要領を保ってください。過度に複雑な文章や長い文章は避けてください。メールの受信者が簡単にメールをスキャンして、メールを送信している理由を簡単に把握できるようにします。
他の通信と同じように、それを校正します。タイプミスが本当に心配な場合は、メールの下書きを印刷することを検討してください。多くの場合、ハードコピーのタイプミスや文法エラーは、画面で確認するよりも簡単に見つけることができます。以下の電子メールメッセージテンプレートとサンプルの電子メールメッセージを確認して、メッセージの外観を確認してください。
メールの署名を含める
メールの署名を作成し、送信するすべてのメッセージに署名を含めることが重要です。氏名、メールアドレス、電話番号をメールの署名に含めると、採用担当者は連絡方法を一目で確認できます。また、LinkedInのプロフィールページやウェブサイトへのリンクを含めて、採用担当者や採用担当マネージャーがあなたに関する詳細情報を簡単に見つけられるようにすることもできます。
添付ファイルを忘れないでください
多くの場合、求人検索メールの送信には、ファイル、履歴書、ポートフォリオ、またはその他のサンプル作業の添付が含まれます。 [送信]ボタンをクリックする前に、メールに記載されているすべてのファイルが添付されていることを必ず確認してください。
メールメッセージテンプレート
次のメールメッセージテンプレートには、求人検索時に送信するメールメッセージに含める必要がある情報がリストされています。テンプレートをガイドラインとして使用して、雇用主やコネクションに送信するカスタマイズされた電子メールメッセージを作成します。
メールメッセージテンプレート
メールメッセージの件名： 店長職-あなたの名前
あいさつ文：
親愛なるミスター/さん姓または親愛なる採用マネージャー：
第一段落：
手紙の最初の段落には、なぜあなたが書いているのかについての情報を含める必要があります。明確で直接的であること—求人に応募する場合は、役職を明記してください。情報面接が必要な場合は、冒頭の文章にそのことを明記してください。
中間段落：
電子メールメッセージの次のセクションでは、雇用主に何を提供する必要があるか、または支援を求めるために書いている場合は、どのような種類の支援を求めているかを説明する必要があります。
最終段落：
就職活動を支援するための役職やつながりを検討してくれたことを雇用主に感謝して、カバーレターを締めくくります。
メールの署名：
名前苗字
電子メールアドレス
電話
LinkedInプロファイル（オプション）
プロフェッショナルな電子メールメッセージの例（テキストのみ）
件名： 非常勤講師検索-あなたの名前
様/Ms./Dr。苗字、
本日は、あなたの大学での教員補佐の募集についてお伺いします。この夏、私はあなたの地域に引っ越します。私はノーザンレルム大学の教授の1人であるネルソン博士からあなたの名前を与えられました。
私はノーザンレルム大学で先住民学の修士号を取得しており、学位を取得するまでにいくつかのクラスを支援しました。
さらに、私はあなたの博士号についてもっと知りたいと思っています。北米史のプログラム。多分私達は私がプログラムについてもっと学ぶことができるように会議をスケジュールすることができます。
閲覧用の履歴書を添付しました。お時間をいただき、ありがとうございました。
名前苗字
電子メールアドレス
電話
LinkedInプロファイル（オプション）
