応募者追跡システムを選択する方法

コンテンツ

応募者追跡システムの意思決定者を特定する
現在の採用プロセスを文書化する
申請者追跡システムの要件を特定する
申請者追跡システムの要件を特定する
申請者追跡システムで考慮すべき主な要件
ブランドアイデンティティと認知度を高める
申請者追跡システムのカスタマーサポート
申請者追跡システムのベンダー評価
応募者追跡システムのベンダー評価の詳細
申請者追跡システムのベンダー選択の概要
応募者追跡システムのベンダー選択のタイムライン
採用と採用の詳細

スーザンヴィターレ

組織のすべてのニーズを満たす適切な申請者追跡システムを見つけることは、圧倒的な作業になる可能性があります。応募者追跡システムを検討するときにどこから始めればよいか、また各ソリューションを比較する方法を知ることさえ難しい場合があります。

ここでは、応募者追跡システムの評価プロセス中に、調査する重要な領域、質問する質問、および分析する回答を見つけます。この情報は、あなたの会社があなたのニーズを満たすために適切な申請者追跡システムを探すのに役立ちます。

応募者追跡システムの意思決定者を特定する

企業は、応募者追跡システムの評価プロセスを開始する前に、社内で組織化する必要があります。申請者追跡システムを評価する準備をするとき、利害関係者のコラボレーションを形成し、これらの意思決定者に十分な情報に基づいた決定に到達する時間を与えることが不可欠です。

選考委員会は、各申請者追跡システムベンダーの長所と短所を評価できるように準備する必要があります。選考委員会には、これらのメンバーを含める必要があります。

セレクションエグゼクティブ：通常、他の委員会メンバーに明確な指示とビジョンを与えることができる人事担当上級副社長（SVP）または副社長（VP）です。また、相手に投資収益率（ROI）の観点からベンダーの選択を説明する能力も必要です。
選択マネージャー：この人物は、適切な検索と選択の戦術を作成するために、採用プロセスと会社の問題点を完全に理解している必要があります。
委員会メンバー：ユーザーの声が表現され、選択したソリューションの採用が成功することを保証するため。
委員会の貢献者：これらは、申請者追跡システムの選択プロセスに追加の情報を提供する他の部門のメンバーです。財務専門家は、ベンダーの財務的安定性に関する情報を提供したり、プロジェクト予算に関連して各申請者追跡システムの総コストを比較したりできます。 IT寄稿者は、ベンダーの申請者追跡システムの技術的能力について委員会メンバーを教育し、各ソリューションを現在のシステムと比較するのに役立ちます。
委員会のメンバーは、企業のタレントマネジメントのビジョンに関連するテクノロジーツール、プロセス最適化、およびカスタマーサービスの価値を認識できる人である必要があります。

現在の採用プロセスを文書化する

応募者追跡システム選択委員会を編成したら、最初の割り当ては、従業員の求人のプロセス、採用プロセス、採用マネージャー、採用担当者、および採用を完了する候補者の役割を追跡するドキュメントを作成することです。。次に、委員会は、各ステップが必要な理由と、それが排除された場合にどうなるかについて話し合う必要があります。

採用プロセスを簡素化し、各ステップが本当に価値を付加し、高品質の採用を生み出すのに役立つことを確認します。これにより、委員会は採用プロセスのニーズと各応募者追跡システムの機能を比較できます。この評価は、採用のベストプラクティスについて学び、現在の採用プロセスを見直して最適化する絶好の機会です。

申請者追跡システムの要件を特定する

会社の採用プロセスを明確に特定したので、申請者追跡システムに対する会社の要件を特定する準備が委員会に完全に準備されました。次の質問に対する明確な回答が必要であることを覚えておいてください。

なぜこの申請者追跡システムを購入するのですか？
現在の採用プロセスは会社の目標に沿っていますか？

これらの質問を念頭に置いておくと、委員会が申請者追跡ソリューションを購入する強力なケースを作るのに役立ちます。 ROIとの強いつながりを持つことを選択した応募者追跡システムの場合、委員会は、応募者追跡システムに求めるものについて明確な期待を抱かなければなりません。

応募者追跡システムは、採用担当者と採用マネージャー間のより良い関係を構築し、求人の作成と承認プロセスを合理化し、採用の質を向上させる必要があります。応募者追跡システムは、自動化を通じて人事担当者の採用活動を合理化し、より効率的で費用効果の高い採用プロセスを作成する必要があります。これは、次のような一般的なHRの課題に対処する絶好の機会です。

大量の履歴書。効果的な承認、確認、管理方法はありません。
面倒な社内コミュニケーションによる大量の雇用機会。
情報にすばやくアクセスして、すべての採用指標に関するレポートを作成できない。
履歴書が無計画に保管されていたため、適格な応募者を失った。
国内または海外のさまざまな支社と部門間での採用活動の重複。
自社開発テクノロジーによる過剰なITメンテナンスおよびサポート費用。
EEO-OFCCPコンプライアンスデータの効果のない追跡。
テクノロジーのアップグレードと拡張のためにITから適切な注意を引くのに苦労しています。

また、この機会に、次のような新しいプロセスとテクノロジーによる改善の価値を検討してください。

異なるモジュールの使用を避け、
コミュニケーションの改善、および
グローバルな問題に対処します。

この管理しやすい状態を維持するには、資格のないベンダーを排除するために、必須の「必須」を特定する必要があります。たとえば、基本的な要素として、ホストされたソリューションがITチームの負担を排除するため、委員会は、インストールされたシステムではなく、Webベースのソリューションを提供するベンダーのみを検討することを決定する場合があります。

申請者追跡システムの要件を特定する

明確なビジネス目標を特定することで、優先順位を要件に結び付けます。委員会が初期のシステム要件に焦点を合わせ続けることが不可欠です。委員会は、会社の優先事項と一致しないシステム要素に気を取られないようにする必要があります。独自の目的を形成する際に検討すべき重要なビジネス目標と主要な要件を認識しました。

申請者追跡システムで考慮すべき主な要件

プロセス効率： プロセスを一元化することで、求人、追跡、従業員の紹介プログラム、異動プログラムの管理など、さまざまなタスクを改善できます。
複数ページにわたる質問をすることなく、候補者が給与および時間給の採用を迅速かつ簡単に組織に申請できるようにします。
費用対効果を維持しながら、大量の採用を促進できます。
独自の採用管理プロセスに合わせて構成でき、組織の成長やプロセスの変化に応じて進化するニーズに対応できる、高度に構成可能でスケーラブルなソリューション。
改善されたレポート機能： 多くの組織は、ベンダーへの総支出の決定、ソーシング、およびメトリックの比較に挑戦しています。単一のソースを介して調整することにより、正確な集中型レポートが可能になります。
採用担当者は、すべての情報について、特定のパラメータでデータベースを検索できます。
ユーザーがアドホックレポートを実行して基準を将来の使用に備えて保存できるだけでなく、業界標準のレポートを実行できるレポーティングセンターが含まれています。これには、雇用単価、充填時間、ソースの有効性などが含まれます。

ブランドアイデンティティと認知度を高める

申請者とポジティブな雇用経験の間につながりを作ることで、ブランドの認知度が高まります。強力なブランドは、応募者のトラフィックを促進し、人材プールを強化する信頼を生み出すことができます。
ブランドキャリアセンターのWebページには、会社のWebサイトからアクセスできる場合があります。
採用担当者は、キャリア情報を会社のWebサイトに簡単に投稿できます。
グローバルサポートのための多言語機能を提供します。
EEO / AAPに準拠。
そのような情報の正確な測定値を維持する機能は、連邦規制に同意し続け、組織に対する法的措置を回避します。また、応募者の質の確立にも役立ちます。
EEO / OFCCPによって定められたガイドラインに準拠しながら、自発的なEEOデータをキャプチャ、追跡、およびレポートできます。
ポジションの基本的な資格を満たしている候補者を示すために、候補者の質問を事前に事前にスクリーニングすることができます。
コミュニケーションの改善。
効果的に通知し、すべてのユーザーを統合し、組織の運用を合理化する環境を確立します。
採用担当者、採用マネージャー、候補者間のコミュニケーションを促進するコミュニケーションセンターが含まれています。また、ユーザーは、予定をスケジュールし、メモを残し、フィードバックを面接し、大量のメッセージを送信し、履歴書を受け取ったら応募者に自動応答することができます。

申請者追跡システムのカスタマーサポート

ユーザーによる完全な採用は、実装中および実装後にベンダーが提供するカスタマーサポートのレベルに依存します。
業界のベストプラクティスを採用しながら会社とユーザーの問題を管理することに専念する、すぐに利用可能なサポートチーム。
貴社が無料で利用できる最高レベルのサポート。

申請者追跡システムのベンダー評価

委員会が検討することを決定した潜在的なベンダーに提案依頼書（RFP）を求めることをお勧めします。これは、委員会が申請者追跡ソフトウェアが必要な仕事を実行できるかどうかを判断するのに役立つトピックについての説明を得る機会です。委員会は、効果的なRFPを考案するために、次の主要な問題を検討する必要があります。

システムは委員会の主な懸念事項をサポートしていますか？これは、評価プロセスの前の部分と結びついています。必要な機能を決定する前に、プロセスを完全に理解する必要があります。あなたの委員会は、あなたの主な優先事項ではない機能を提供するかもしれない解決策に気を取られてはなりません。それらは魅力的に見えるかもしれませんが、多くの派手な機能は、ユーザーによって採用されない場合、組織に価値をもたらしません。
ベンダーは同じような規模の別の組織にシステムをインストールしましたか？
委員会は、顧客満足度や実装プロセスのフォローアップなどの問題についての洞察を得ることができる参考資料、および隠れた料金にアクセスできる必要があります。ユーザーが強く採用しない限り、機能は価値がありません。
実装プロセスには何が必要ですか？採用率を成功させるには、適切な実装から始めます。選択したベンダーが適切なトレーニングと継続的なサポートなしにユーザーを離れないようにする必要があります。実装は、システムへの対応方法を学ぶのではなく、組織の採用プロセスを中心にする必要があります。
実装プログラムによって、ベンダーの機能に不安を感じ、確信が持てなくなると感じてはいけません。評価プロセスの間、委員会は、部門の優先順位とビジネス目標に基づいて、実装が応募者追跡システムプロバイダーとの長期的なパートナーシップの強力な基盤を作成するという印象を持つ必要があります。応募者追跡システムへのユーザーの採用率が高いと、ROIが高くなることを覚えておいてください。

応募者追跡システムのベンダー評価の詳細

ベンダーのビジョンと成長戦略は何ですか？ベンダーは、市場のリーダーとしてのリーダーシップと先見性を示す必要があります。包括的なソリューションを提示するには、ベンダーは特定のニーズを考慮し、将来の変化と成長に備える必要があります。
このソリューションがビジネスプラン全体に貢献するかどうかを判断しますか？最終的には、ソリューションを強力に主張するために、セレクションエグゼクティブは期待されるROIを表示する必要があります。
セレクションエグゼクティブは、募集広告、検索会社の利用による従業員の価値、ベンダーが提供するプロセスの最適化などの節約を探す必要があります。会社はまた、従業員の定着率と候補者の質を節約する必要があります。申請者追跡システムを評価するために必要なすべてのトピックを網羅する完全に詳細な問い合わせドキュメントを作成するのは、非常に困難な場合があります。
特徴や機能に加えて、委員会は、組織の長期的なパートナーとしての役割を果たすベンダーの能力について必ず話し合う必要があります。あなたの委員会がそのベンダー評価プロセスを実施するとき、あなたは次のような要因を確実に考慮する必要があります：
金融の安定： レビュー中のすべての見込みベンダーの財務諸表についてデューデリジェンスを実施します。これは、財務委員会の寄稿者があなたを導くのに最適なトピックであることがわかります。
戦略的パートナーの資質： 完全なソリューションを提供するために、一部のベンダーは他のサービス会社と提携して、クライアントにより包括的なサービススイートを提供します。委員会は、競合するベンダーと関係しているパートナーシップを認識している必要があります。この情報は、あなたの会社とベンダーの間の可能なパートナーシップへの洞察を提供することができます。
採用能力： 会社の規模に関係なく、応募者の追跡、オンボーディング、後任計画からオフボーディングまで、ベンダーが従業員のライフサイクル全体をサポートできることを確認する必要があります。これにより、企業がソリューションから成長するのを防ぎます。その結果、悪化、新しい評価、および高額な実装料が発生する可能性があります。
今後の製品開発： ベンダーが、現在および将来の採用に直面する課題についての強い理解を伝えるようにしてください。選択するベンダーは、変化するニーズに適応し、ソリューションの構成が最大限に活用されていることを確認するために、テクノロジーと業界の最新ニュースを入手する必要があります。
HRISとの統合： IT委員会の貢献者にこの問題についての情報を提供してほしいと思うかもしれませんが、部門全体を適切に処理しない応募者追跡システムを使用するように委員会を揺さぶるべきではありません。検討する価値のあるベンダーは、最小限の難しさで重要な情報をシステムからHRISシステムに移動する機能を提供する必要があります。