書類を整理する方法
コンテンツ
ほとんどの人は、必要になるまで重要なドキュメントについて考えません。論文がいたるところに散らばっていて、ホームオフィスに中央の組織システムがない場合、物事を探すために多くの時間とエネルギーを浪費する可能性があります。あなたも何かを失う可能性があります。
入門
いくつかの簡単な手順で、重要な紙の文書を整理できます。小さな2引き出しのファイリングキャビネットまたはポータブルハンギングファイルボックス、6色のハンギングファイル、マニラのサードカット、トップタブフォルダー、およびオプションの耐火金庫。または、大きなバインダーとタブインサートを購入することもできます。これで準備が整いました。
ドキュメントを収集する
重要なドキュメントをすべて整理する前に、それらを見つける必要があります。言うよりも、言うのが簡単な場合があります。ホームオフィスの引き出しや、机やテーブルに積み重ねられた書類を確認してください。キッチンのカウンタートップだけでなく、キッチンの引き出しやバスケットが雑然としている紙の山をチェックします。あなたの寝室のドレッサーとナイトスタンドを見てください。最後に重要なことですが、誤って持ち歩いている重要な書類がないか財布やブリーフケースをチェックしてください。
分類する
最も重要なドキュメントは、次の6つのカテゴリのいずれかに分類されます。収集したすべてのドキュメントを次のように並べ替えます。
- 家と財産の記録： 住宅ローン、不動産証書、住宅改善プロジェクトと領収書、電化製品のマニュアルと保証、固定資産税情報、住宅保険、およびマニュアル
- 自動記録： タイトル、保守記録、保険契約と情報、ローン情報、支払い記録
- 健康記録： 保険証券、健康保険給付マニュアル、医療給付の説明、医師請求書、処方箋リスト、柔軟な支出口座情報、医療レシート、医療指令、生命保険証券
- 財務記録： 銀行取引明細書、納税申告書、税控除記録、投資記録、ローン記録、クレジットカード明細書
- 電子記録： 携帯電話の契約と機器のマニュアル。コンピュータ、ラップトップ、タブレットの領収書と保証。ケーブルとインターネットの計画と請求書。無線ルーターの売上レシートとマニュアル
- 個人記録： 出生証明書、結婚証明書、離婚証明書、監護紙、社会保障情報、予防接種記録、パスポート、兵役記録、洗礼および確認記録、遺言、葬儀計画、埋葬地情報。家族ごとに必要です。ペットを飼っている場合は、獣医やワクチンの情報などの重要なドキュメントをこのカテゴリに含めることもできます。
個別の重要書類
重要なドキュメントのほとんどは、通常のファイリングキャビネットまたはポータブルハンギングファイルボックスに保管できます。ただし、実際には、耐火金庫またはセーフティボックスなどのオフサイト保管オプションに保管する必要があるものもあります。
重要なドキュメントは、置き換えるのが非常に困難または時間がかかるものです。個人情報が含まれている可能性があり、個人情報が盗まれた場合、なりすましによって侵害される可能性があります。一方、家が火事や洪水で破壊された場合は、これらの重要な文書をそのまま残しておく必要があります。
ほとんどの人にとって、次の文書は重要であると考えられます：社会保障情報、出生証明書、保険証券とエージェントの連絡先情報、遺言、財産証書、車のタイトル、パスポート、および元の署名が必要な契約または契約。
耐火金庫またはオフサイト保管オプションに配置するすべての重要なドキュメントのマスターリストを作成します。
ウォレットを複製する
私たちのほとんどは、毎日重要な情報を財布に入れて持ち運び、紛失や盗難があった場合は深刻な不便をこうむります。
運転免許証、臓器ドナーカード、健康保険カード、ジム、図書館、食料品店のロイヤルティプログラム、倉庫クラブなどのコピーを作成します。最も重要なのは、すべてのクレジットカードとデビットカードです（前面にコピー）。帰ってきた）。これらのコピーは、他の重要な紙の文書と一緒に保管してください。
簡単なファイリングシステムを作成する
ファイリングシステムが単純であるほど、一貫して使用する可能性が高くなります。重要なドキュメントの各カテゴリを取り上げ、ぶら下げファイルの色を割り当てます。
- 家と財産の記録
- 自動記録
- 健康記録
- 財務記録
- 電子記録
- 個人記録
各カテゴリにあるドキュメントの数に応じて、適切な数のぶら下げファイルをファイリングシステムに追加します。
manilaフォルダーを使用して、各カテゴリー内の個々のドキュメントごとにフォルダーを作成します。フォルダを適切な色のぶら下げファイルセクションに配置します。
大きな3リングバインダーとタブインサートを購入した場合は、同じレコード名でタブにラベルを付け、すべてのドキュメントに穴を開けて整理します。紙を穴あけできない場合は、フォルダ内に入れ、代わりにフォルダを穴あけしてください。
書類があなたのものではない場合、これは解放の瞬間かもしれません。これらのすべてのドキュメントをスキャンし、ハードドライブに保存してから、オリジナルを細断処理できます。
ただし、一部の書類は保存しておく方がよいため、独自の裁量を使用してください。すべての重要なドキュメントのオリジナルを保管してください。他人にあなたの最善の判断をしてください。ペーパーレス化すると、ほとんどの金融機関は満足します。
継続的なメンテナンス
重要な書類が整理されたら、そのまま保管してください。毎月請求書を支払うときに、ファイリングシステムの適切なセクションに新しいドキュメントを提出します。同時に、今月中にシステムから削除した、ファイリングシステムからまだ残っている可能性のあるドキュメントを探します。それらを再ファイリングします。少なくとも年に2回、ファイリングシステムのドキュメントを確認して、パージできるものがあるかどうかを確認してください。従うのに適したスケジュールは、暦年の最初と各学年の終わりです。
少しの労力で、重要な紙の文書を整理することで、長期的なメリットを享受し、時間を節約できます。
