人事部はどのくらいの期間従業員のファイルを保持する必要がありますか？

コンテンツ

• 雇用記録をどれくらいの期間保管しなければならないか
• 薬物検査記録をどれくらいの期間保管する必要があるか
• 給与/タイムカードなどをどれくらいの期間保管する必要がありますか？
• フォームI-9はどれくらいの期間保管する必要がありますか
• 健康/年金給付情報を保持する期間
• FMLAレコードを保持する期間

スザンヌ・ルーカス

人事に関する重要な事実の1つは、大量の事務処理があることです。トンとトンとトン。確かに、最近の多くは電子的なものですが、原則は残っています。 HRは記録管理を行います。そして、それらの記録を保持する必要があります。しかし、尋ねるべき基本的な質問は、人事部が従業員のファイルをどれくらいの期間保持する必要があるかということです。

人事記録の基本的なガイドラインを以下に示します。ただし、州の法律はこれらのガイドラインと異なる場合があることを覚えておいてください。州法と連邦法が矛盾する場合は、長い方の要件に基づいて常に記録を保管してください。何かを十分に長く保つのは、十分に長くないよりはましです。

以下の記録保持基準は、Social of Human Resource Management（SHRM）からの情報に基づいています。

雇用記録をどれくらいの期間保管しなければならないか

履歴書、面接メモ、応募、求人情報のすべてを保存し、求人の決定が下されてから1年間は応募者追跡システムによる検索の記録も保存する必要があります。したがって、応募者に面接し、プロセス全体が3か月間続くと、最終的な採用決定が下されるまで、時計が動き始めません。

なぜこれをしなければならないのですか？誰かがあなたの採用決定に疑問を抱く場合は、あなたが何らかの形、形、または形で違法に差別していないことを示す必要があります。 Americans with Disabilities Act、Title VII、その他多くの法律では、準拠していることを証明する必要があります。これらの記録を維持することは、これを行うのに役立ちます。

薬物検査記録をどれくらいの期間保管する必要があるか

就職前の薬物検査が必要な場合、検査結果は採用記録の一部であり、そのコピーを1年間保管する必要があります。職場で発生したインシデントによるものか、ランダムチェックの一部によるものかに関わらず、追加の薬物検査を行う場合は、これらの記録を1年間保持する必要もあります。

ただし、運輸省の規制の対象となる場合、薬物検査記録を保持するための最小期間は5年です。

給与/タイムカードなどをどれくらいの期間保管する必要がありますか？

法律では、これらの記録を3年間保持する必要がありますが、最近の訴訟では、これらの記録を長期間保持する方が賢明であろうことを意味しています。各従業員に支払われた金額と、会社での在職期間全体で何時間働いたかの記録を保持したいとします。理由にかかわらず、従業員が退職してから少なくとも5年間は記録を保管してください。

もちろん、免除された従業員の場合、勤務時間数に関係なく給与は同じであるため、時間の記録を維持する必要はありません。

ただし、従業員が非課税ではないはずのときに、従業員を課税対象外と誤って分類した場合は、これらの勤務時間の記録により、残業代の支払いをガイドできます。会社が給与を計算した方法を必ず含めてください。たとえば、それがストレートの給与、給与とコミッション、残業、ピースワーク、ストレートの時間給のいずれであるかを追跡する必要があります。

給与や税金の問題だけでなく、他の多くの決定は労働時間に依存する必要があります。たとえば、FMLAの適格性は、1年間の労働時間に依存します。パートタイム免除の従業員がいる場合は、FMLAの適格性を判断するために時間の記録を要求することを検討してください。また、労働者が働いたすべての時間について労働者に支払ったことを証明できる必要もあります。

フォームI-9はどれくらいの期間保管する必要がありますか

従業員を雇用してから3年間と、雇用終了後の1年間のどちらか遅い方で、人事記録とは別に保存された従業員I-9フォームを維持します。

これらのフォームを人事ファイルから分離しておくと、政府がチェックするように要求した場合、労働者は従業員の人事記録にある残りの情報にアクセスできなくなります。

健康/年金給付情報を保持する期間

すべての福利厚生計画の記録を最低6年間保持する必要があります。裁判所は、たとえば、従業員があなたに訴えた場合、より高い年金に値すると述べた場合、それ以上の借金がないことを証明するのは雇用主の責任であり、そうであることを証明するのは従業員の責任ではないとしている。これらの要約計画の説明をすべて保管してください。

COBRAの対象となる元従業員がいて、その健康上の利点を拡張している場合は、安全のためにそれらの記録を6年間保持する必要があります。法律では保持を指定していませんが、これは従業員退職所得保障法（ERISA）に基づいて適用される可能性があるため、この法律では6年間の保持が必要です。安全のために、これらのレコードを破棄しないでください。

詳しくは、コーネル大学ロースクール法律情報研究所の従業員退職所得保障法（ERISA）をご覧ください。

FMLAレコードを保持する期間

従業員がFMLAを要求した場合、3年間の休暇を拒否しても、その紙の証跡を保管する必要があります。あなたが各従業員の休暇を追跡することを確認してください-それが始まったときとどのくらいの時間が使用されています。従業員が断続的にFMLAを使用している場合は、休暇をすべて追跡し、使用した時間数を文書化してください。日付と時間数を文書化する必要があります。断続的休暇は、1日に数時間、または1週間に数日使用できることを覚えておいてください。すべて記録し、それらの記録を保管してください。

これは包括的なリストではなく、連邦法にのみ適用されることに注意してください。たとえば、連邦の請負業者である場合や、州の基準が異なる場合は、追加の記録保持法が適用される場合があります。疑わしいときは、捨てないでください。

Society of Human Resource Management（SHRM）では、記録の保存と必須のレポートに関する追加リソースにアクセスできます。

提供された情報は信頼できるものですが、正確性と合法性が保証されているわけではありません。このサイトは世界中の読者によって閲覧されており、雇用法や規制は州や国によって異なります。あなたの法的解釈と決定があなたの場所に対して正しいことを確認するために、法的援助、または州、連邦、または国際政府のリソースからの援助を求めてください。この情報は、ガイダンス、アイデア、および支援のためのものです。