オンラインでのコミュニケーションが適切でない場合の3つのシナリオ
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私たちがオンラインで通信する方法はたくさんあります。メール、テキストメッセージ、またはそれをサポートする多くのアプリの1つを介したメッセージがあります。ただし、電子メールやメッセージングを使用することが、常に最も効果的なコミュニケーション方法であるとは限りません。
特定の状況では、それらを回避する必要があります。もちろん、コンピュータの後ろに隠れて、キーボードを使って言いたいことを言うのは簡単です。しかし、時々、世界に足を踏み入れ、自分の声を使用する必要があります。
sendを押さない方がよい状況が3つあります。
送信を押して競合を解決しないでください
私たちは全員、問題を解決しようとする2つの当事者間の電子メールまたはメッセージ文字列の一部でした。場合によっては、あなたは2人の主要な参加者の1人かもしれません。
すべてのメールまたはメッセージの返信で、問題はエスカレートします。結局、おそらく比較的小さな問題であったものが、はるかに大きな問題になりました。これにより、通常、競合を解決するために、2者と上司またはマネージャーが直接面談することになります。
電子メールやメッセージングを使用して競合を解決する代わりに、相手に電話するか、対面の会議をスケジュールします。あなたが問題を解決しようとしている他の誰かからの電子メールまたはメッセージの受信者である場合、電子メールを介して応答する誘惑に抵抗してください。電話をかけるか、他の人のオフィスに歩いて行き、「メールを受け取りました。この状況について、メールではなく1対1で話し合った方がよいと思いました。話し合う時間はありますか？ 」
メールが唯一の選択肢である場合、他の人をコピーしないでください。そうすることで問題がエスカレートします。そのようなメールの受信側にいる場合は、「全員に返信」を押してはいけません。メールを送信した個人にのみ返信してください。 「全員に返信」する場合は、「この状況に注意を払っていただき、ありがとうございます。1分以内にご連絡いたします。」と返信してください。これにより、コピーされたすべての人に、1対1で状況を管理していることが通知されます。
動揺しているときに送信を押すのを避けます
動揺状態または相互作用の後、必要なのは冷却期間です。電子メールとメッセージングはこれには向いていません。設計上、瞬時に発生します。代わりに、落ち着いたら、その人に電話または訪問して、状況について話し合ってください。激怒する電子メールの受信側にいる場合は、返信する衝動を避けてください。落ち着く時間を与えてから、その人に電話し、対面で話し合うように頼みます。
今後は、気分が悪くなったときにメールやメッセージを使用しないように事前に決定します。これはあなた自身と交渉できない協定にしてください。
動揺して何かを書く必要があると感じた場合は、メッセージを手書きしてください。メッセージを送信するつもりがない場合でも、メールに入力しないでください。あなたが誤って「保存」ボタンの代わりに「送信」を押した最初の人ではないでしょう。
送信を押して悪いニュースを送信しないでください
誰も悪い知らせを受け取りたくないし、それを電子メールまたはメッセージで受け取ることは傷に塩を加えることができる。注文が遅れたことをクライアントにメールで伝えたことはありますか？
これらの質問のいずれかに対する答えが「はい」の場合は、電子メールまたはメッセージングを使用して悪いニュースを伝えるのをやめてください。電子メールまたはメッセージングを使用して悪いニュースを伝えると、気にしない、または問題があなたの個人的な注意を保証するほど重要ではないというメッセージが送信される可能性があります。電子メールまたはメッセージングを使用して悪いニュースを伝える場合、その人の反応を判断する方法はありません。ほとんどの場合、人々は失望したり、動揺したりします。ニュースを直接配信しないと、彼らの失望感がエスカレートし、さらに悪い状況が発生する可能性があります。
最後に、このシナリオでメールやメッセージングを使用すると、臆病に見えます。顧客、同僚、上司、友人は、悪い知らせを直接伝える勇気のある人々を高く評価しています。
メッセージが悪いニュースであると自問するのが不確かな場合は、「この種のニュースを含むメールまたはメッセージを受信しますか、それとも直接連絡してもらいたいですか？」その後、それに応じて行動します。
電子メールやメッセージングが迅速かつ効率的なコミュニケーション手段であることは間違いありませんが、それが常に適切な手段であるとは限りません。上記のガイドラインに従い、不適切な場合はメールやメッセージの使用を避けてください。
