ファイル係は何をしますか？
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ファイルの店員は、通常、数値またはアルファベット順のシステムを使用して、通信、領収書、契約書、請求書などの紙または電子記録を維持し、必要なときに情報を簡単に見つけられるようにします。ドキュメントを整理してファイルし、データを取得し、電子ファイルをアップロードします。
米国労働統計局の2018年の更新によると、米国では約110,020人のファイル事務員が雇用されており、医療、社会サービス、学界、および法律事務所などのさまざまなタイプの専門職で働いています。大量の事務処理や電子文書を生成する組織は、ファイルの事務員を雇います。
ファイル担当者の義務と責任
規模の大小を問わず、企業には指定されたサーバー、キャビネット、引き出し、部屋、倉庫があり、ここにケースファイル、ドキュメント、およびその他の種類の情報が保存されています。ファイルの店員はこれらのスペースの維持に責任があります。このジョブには通常、次の作業を実行する機能が必要です。
- 整理されたファイリングシステムを開発します。
- ファイルレコードを作成、処理、および維持します。
- 他の担当者用のドキュメントをファイリングして取得します。
- オフサイト保管用のレコードを準備します。
- ファイルルームログを維持して、ファイルの場所を追跡します。
- 確立されたドキュメント保持スケジュールに従ってファイルを破棄します。
組織の記録を管理することに加えて、ファイルの店員は訪問者への挨拶を含む他の多くの領域を支援するように要求されるかもしれません。電話への応答と通話の転送。メモ、メール、その他の種類のドキュメントの入力。録音の転記;フォームの設計。事務機器の操作;機密資料の取り扱い。
ファイル係の給与
ファイル書記の給与は、経験、場所、および他の役割でマルチタスクを実行する能力に応じて異なります。
- 年収の中央値：$ 31,700（$ 15.24 /時間）
- トップ10％年収: 50,230ドル超（24.15ドル/時間）
- 年間給与の下位10％：21,390ドル未満（10.28ドル/時間）
出典：米国労働統計局、2018年
教育、トレーニング、認定
教育基準はこの職業の基本であり、ほとんどのトレーニングは仕事で行われます。
- 教育：通常、高校の卒業証書または同等のものが必要ですが、ファイルの事務員として働く一部の人々は学部と上級の学位を持っています。約11％が高等教育の証明書を持っています。
- トレーニング：同様の分野での実務経験も役立ちます。オンザジョブトレーニングでは、経験豊富な店員の下で数週間から数か月間働くことがよくあります。
ファイル担当者のスキルと能力
事務員として働くには、強力な組織力とコミュニケーション能力、および細部への細心の注意が必要です。ファイルボックスなどを時々重い物を持ち上げる場合は、ファイル店員が必要になることもあります。その他の重要なスキルと能力は次のとおりです。
- コンピューターとソフトウェアのスキル：インターネットとワープロ、スプレッドシート、メールアプリを使用して、安心してください。また、eFileCabinetなどのドキュメント管理ソフトウェア、またはクラウド内のファイルストレージに精通している必要がある場合もあります。
- 読解力：この位置の主要な部分は、ドキュメントの内容をその内容から導き出し、他の人がそれを見つけることを期待する論理的な場所に配置することを含みます。
- リスニング能力: 聞くことは、同僚のニーズを理解し、彼らの要求や提案を実行するために重要です。
- 批判的思考スキル：ロジックと意思決定のスキルは、さまざまなドキュメントを迅速に分類し、それらをどう処理するかを決定するための鍵です。
仕事の見通し
組織が受信やファイリングなどの管理機能を組み合わせ、技術データストレージの機能と使いやすさが向上し続けるため、ファイル書記の雇用は2016年から2026年の間に約10％減少すると予想されます。
作業環境
ファイル担当者は、ファイルを取得して他の従業員に配信したり、コンピュータの前に座ったりして、多くの時間を費やしているオフィス環境で採用されています。大規模なオフィスで働くファイル担当者は、さまざまなレベルで会社の担当者に会って交流する機会があります。
仕事のスケジュール
ファイルの店員は、原則として通常の営業時間中に働きます。オフィスがクライアントに開放されており、他の従業員が仕事をしているときは、ファイル係もそこにいると予想されます。組織の規模や性質によっては、作成されるドキュメントの量が非常に多くなる場合があるため、ファイルの担当者はフローに遅れずについていくためにフルタイムで作業しなければならない場合があります。しかし、これは、仕事を共有する機会やパートタイムのポジションが利用できないことを意味するものではありません。通常、残業は必要ありません。
仕事を得る方法
再開を更新
履歴書を見込みのある雇用主に送る前に、それを見直して更新し、タイプミスや不正確がないことを確認してください。リストする履歴書や職歴がない場合は、専門家のヒントと確かな例を使用して、最初の履歴書を作成してください。
面接に備える
面接の前に、会社を調査し、友人に最も一般的な面接の質問のいくつかに答える練習を手伝ってくれるように頼んでください。練習すればするほど、採用マネージャーの向かいに座っているときの快適さが増します。
類似ジョブの比較
オフィスシナリオでの作業に関心のある人は、他のタイプのオフィスジョブも検討します。これらの仕事のいくつかは追加の教育と訓練を必要とするかもしれません。類似の仕事のリストと、それらの年収の中央値を以下に示します。
- 事務補助: $38,880
- 簿記係: $40,240
- 医療転写士: $34,770
出典：米国労働統計局職業的展望ハンドブック、2018
