最初のプロジェクトをうまく管理する方法

コンテンツ

プロジェクトプロセスの5つの段階：
プロジェクト初心者のための基本的なステップ：
スコープを定義する
利用可能なリソースを決定する
タイムラインを理解する
仕事の詳細
予備計画を作成する
ベースライン計画を作成する
プロジェクト調整のリクエスト
プロジェクトチームの編成
計画を立てる
チームの進捗状況を監視する
すべてを文書化
全員に情報を提供する
手順に従ってください

あなたは重要な新しいプロジェクトを担当させられたところです。明らかに、あなたの上司はあなたのスキルへの自信の投票としてこの機会を提供しています。ワクワクしながらも、プロジェクト全体を担当するのは初めてです。

初めて始めるのは難しいです。ただし、足を濡らす方法はいくつかあります。プロジェクト管理は、プロジェクト管理に不慣れな人をプロジェクトの成功に導くための段階と手順が定義されたプロセスに進化しました。

プロジェクトプロセスの5つの段階：

開始：変更の必要性が確認されたときにプロジェクトが開始されます
計画：プロジェクトの作業の計画
実行：作業の実行
管理と制御：進行状況を監視するためにプロジェクト中に行うすべての作業
締めくくり：プロジェクトの完了と実施、およびチームの休会

これらの手順は、すべてのプロジェクトで同じです。また、あなたはプロジェクトマネージャーであり、最前線の監督者ではないことを忘れないでください。あなたの仕事は人ではなくプロジェクトを管理することです。

プロジェクト初心者のための基本的なステップ：

開始段階では、プロジェクトが作成され、チャーターが作成されて、プログラムマネージャーになることを承認し、レポートチェーンを確立します。計画フェーズでは、次のことを行います。

スコープを定義する

プロジェクトの最初の最も重要なステップは、プロジェクトの範囲を定義することです。あなたが達成または作成することになっているのは何ですか？プロジェクトの目的は何ですか？同様に重要なのは、プロジェクトのスコープに含まれないものを定義することです。上司から十分な定義が得られない場合は、スコープを自分で明確にし、確認のために2階に送り返します。

この例はビジネストピックからわずかに外れていますが、結婚披露宴に関係することもあります。結婚披露宴を計画する際、あなたはあなたのスコープとして持つことができます：ディナー、オープンバー、ウェディングケーキ、ライブバンドを備えた100人のゲストのための結婚披露宴を、20,000ドルを超えない費用で特定の日付までにダンスのために準備します。

利用可能なリソースを決定する

プロジェクトの目的を達成するために、どのような人、機材、お金を手に入れることができますか？プロジェクトマネージャーは通常、これらのリソースを直接制御することはできませんが、マトリックス管理を通じてそれらを管理する必要があります。

マトリックス管理とは、社内でセット階層を使用して、必要なことを実行することを指します。ジョーがあなたのプロジェクトと彼の部署でも働いている場合、彼は2人のボスに耳を傾ける必要があります。プロジェクトマネージャとして、借用した機器の担当者または所有者の監督者と連絡を取り合い、競合を解決できるようにしてください。

タイムラインを理解する

プロジェクトはいつ完了する必要がありますか？プロジェクト計画を立てるとき、プロジェクトの時間をいくらか柔軟に使用できる場合がありますが、通常、結婚披露宴の場合と同様に、締め切りは固定されています。残業時間をスケジュールに合わせるために使用する場合は、予算の制限と比較検討する必要があります。

仕事の詳細

プロジェクトを完了するために作成する必要がある主要な部品またはコンポーネントは何ですか？たとえば、結婚披露宴には、レセプションホール、食べ物、飲み物、ケーキ、ゲスト、エンターテイメントなど、高いレベルが必要です。もちろん、これらの大きなアイテムはそれぞれ、さらに多くのアイテムに分解できます。それが次のステップです。

上記の結婚披露宴の例では、さまざまなコンポーネントを担当するチームまたは担当者がいる可能性があります。チームメンバーと協力して、各主要項目を達成するために必要な詳細を詳しく説明します。

食品の担当者は、オプション、コスト制限を理解し、範囲の達成をサポートする選択を行う必要があります. 大きなステップのそれぞれに小さなステップをリストします。詳細な手順でいくつの深さまで行くかは、プロジェクトのサイズと複雑さによって異なります。

予備計画を作成する

すべてのステップを計画にまとめます。これを行うための適切な方法は、他の項目に先行する必要のある項目を特定する優先順位テーブルを使用することです。正式なプロジェクト管理の実践では、ネットワークダイアグラムと呼ばれるものを開発し、クリティカルパスを特定する必要があります。これはニーズや知識レベルを超える可能性がありますが、中心的な問題は、アクティビティを正しい順序で並べ、リソースをアクティビティに割り当てることです。

尋ねる質問は次のとおりです。最初に何が起こりますか？次のステップは何ですか？異なるリソースで同時に実行できる手順はどれですか？誰が各ステップを行うのですか？どのくらい時間がかかりますか？この詳細の多くを自動化できる優れたソフトウェアパッケージが数多くあります。同じような立場の人に、何を使っているか尋ねます。

ベースライン計画を作成する

チームや他の利害関係者から予備計画についてのフィードバックを受け取ります。プロジェクトを利用可能な時間に合わせるために、タイムラインと作業スケジュールを調整します。基本計画を作成するために、予備計画に必要な調整を加えます。

プロジェクト調整のリクエスト

プロジェクトに割り当てられる時間、お金、または才能はほとんどありません。あなたの仕事は、あなたが持っている限られた資源を使い果たすことです。ただし、プロジェクトに課せられる制限は、しばしば非現実的です。ケースを作成して上司に提示し、これらの非現実的な制限の変更を要求する必要があります。プロジェクトの最初に変更を求めます。必要な変更を依頼するのが面倒になるまで待たないでください。

リソースの取得と必要な資材の調達を開始すると、実行フェーズに入ります。このフェーズでは、次のことも行います。

プロジェクトチームの編成

チームのメンバーをまとめて、対話を開始します。彼らは技術エキスパートです。そのため、彼らの機能監督者が彼らをプロジェクトに割り当てました。あなたの仕事はチームを管理することです。

計画を立てる

計画を立てることは重要ですが、計画は変更できます。あなたは毎朝働くために運転する計画があります。 1つの交差点が事故でブロックされた場合は、計画を変更して別の方法で進みます。プロジェクト計画についても同じようにします。必要に応じて変更しますが、スコープとリソースを常に念頭に置いてください。

計画が展開し、作業が完了すると、監視および制御フェーズに入ります。このフェーズでは、コスト、リソース、品質の管理に加えて、次の作業を行います。

チームの進捗状況を監視する

プロジェクトの最初はほとんど進歩しませんが、それから始めて、とにかく全員が何をしているかを監視します。そうすることで、問題が発生する前に問題を見つけやすくなります。

すべてを文書化

記録を残します。ベースライン計画を変更するたびに、変更内容とそれが必要な理由を書き留めてください。プロジェクトに新しい要件が追加されるたびに、要件の出所と、そのためにタイムラインまたは予算がどのように調整されたかを書き留めます。すべてを思い出すことはできないので、それらを書き留めておくと、プロジェクト終了時のレビューでそれらを調べて、それらから学ぶことができます。