人事ファイルの概要とサンプルファイルポリシー

コンテンツ

• 人事ファイルの種類
• 従業員の人事ファイルへのアクセス
• 人事ファイルポリシーの例
• 人事ファイルに関するサンプルポリシー
• 人事ファイル
• 給与ファイル
• 従業員の医療ファイル
• 従業員ファイルの表示
• 人事ファイルの内容とアクセスに関する質問または懸念

人事ファイルは、雇用者が保存した、個々の従業員との雇用関係全体の履歴とステータスに関する文書です。雇用主は、3つの理由で、この雇用文書を人事ファイルに保管しています。

• 雇用主は、何らかの理由で情報にアクセスする必要があるときに、正確な情報を手軽に整理しておく必要があります。緊急連絡先、従業員の住所、業績評価の追跡、懲戒書簡、従業員の承認、雇用申請資料の変更は、雇用主が迅速にアクセスできるようにしたい情報の種類の例です。
• 雇用者は、ほんの数例を挙げると、従業員の選択、パフォーマンス、職歴、報酬の根拠、社内昇進の申請などの人事問題に関する文書を保持する必要があります。 EEOCの主張、訴訟、または従業員への昇給や昇進の欠如を正当化する必要性さえも、雇用主がこのタイプの従業員の文書を収集して保持していることを要求します。
• 一部の従業員の記録は、雇用主が保持するために連邦政府または州政府によって要求されます。従業員情報を人事ファイルに編成することは、アクセスと法令遵守および準備のために意味があります。

人事ファイルの種類

雇用主は通常、ビジネスでの使用、従業員の機密保持、医療プライバシー、および法令遵守のために、いくつかのタイプの人事ファイルを保持しています。雇用主が保持する必要のあるファイルの数を示す法律は存在しません。一部の法律は、従業員によるファイルへのアクセスおよびその他の人事ファイル関連の慣行を対象としています。

ただし、多くの法律があり、従業員の機密保持のための人事のベストプラクティスがあり、人事ファイルの内容とその情報へのアクセス権を持つ人を管理しています。これらは、米国のほとんどの雇用主が保持する人事ファイルです。 （世界的な法律と慣行は異なる場合があります。）

• 人事ファイル： これは、雇用関係の履歴を含むメインの従業員ファイルです。
• 給与ファイル： 給与と福利厚生に関するすべての給与問題について、個別のファイルを維持したいとします。給与計算担当者に人事情報へのアクセスを許可したくない。
• 従業員の医療ファイル： 1996年の連邦健康保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）では、雇用主は従業員の医療記録を機密情報として保護する必要があります。多くの雇用主は、これらのファイルをロックされたクローゼットのファイルドロワーにロックします。
• I-9従業員フォーム： さまざまな状況下でこれらのフォームをチェックする権限を与えられた公務員が、主要な機密の従業員の人事ファイルを調べて欲しくないため、すべての従業員（従業員ごとではない）の個別のファイルを保持する必要があります。 。

従業員の人事ファイルへのアクセス

従業員は、人事部スタッフの指導および監督の下で、従業員の人事ファイルへのアクセスが許可されています。従業員の人事ファイルは、それらを維持し、保護する責任を負う雇用主の財産であると見なされます。

人事ファイルポリシーの例

以下は、会社で使用するサンプルの人事ファイルポリシーです。推奨されるさまざまなファイルと、各ファイルへのアクセス権を持つユーザーについて説明します。

人事ファイルに関するサンプルポリシー

会社は、従業員ごとに3つの従業員ファイルを保持しています。

人事ファイル

あ p（あなたの会社名）の従業員ごとに人事ファイルが保持されます。これらの人事ファイルには機密文書が含まれており、人事部スタッフが管理および保守します。

このファイルへのアクセスはHRスタッフに制限されており、各従業員の上司は、従業員の業績に関連するドキュメントを含む自分のファイルを管理していると想定しています。

人事ファイルの典型的な文書には、雇用申請書、家族の緊急連絡フォーム、文書化された懲戒歴、履歴書、従業員ハンドブックと随意の雇用主のサインオフシート、現在の個人情報、および書面による業績評価が含まれます。

すべての人事ファイルに同じドキュメントが含まれているわけではありませんが、各人事ファイルには同じドキュメントがいくつかあります。

給与ファイル

給与ファイルも維持されます。給与計算ファイルには、従業員の仕事、部門、報酬の変更などの履歴が含まれています。給与計算ファイルへのアクセスは、適切な経理と人事のスタッフに制限されています。

従業員の医療ファイル

従業員の医療ファイルも維持されます。医療ファイルの内容は、人事部指定のスタッフとファイルに記録が保持されている従業員以外は誰も利用できません。あなたの会社名）では、医療ファイルは最高レベルの安全な保管と機密保持を受けます。

従業員ファイルの表示

従業員は、通常の営業時間中に人事部のスタッフに連絡することにより、自分の人事ファイルを表示できます。人事担当者は、従業員が自分のファイルの内容を閲覧できる約束をスケジュールします。従業員は、人事担当者の立会いの下で閲覧する必要のある文書を自分の人事ファイルから変更または削除することはできません。

人事ファイルの内容とアクセスに関する質問または懸念

推奨ファイルの内容やファイルへのアクセス能力について質問や懸念がある場合は、人事担当者に連絡してください。

免責事項：提供された情報は信頼できるものですが、正確性と合法性が保証されるものではありません。このサイトは世界中の読者によって閲覧されており、雇用法や規制は州や国によって異なります。あなたの法的解釈と決定があなたの場所に対して正しいことを確認するために、法的援助、または州、連邦、または国際政府のリソースからの援助を求めてください。この情報は、ガイダンス、アイデア、および支援のためのものです。