Office Assistantのスキルリストと責任

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オフィスアシスタントの職責
スキルリストの使用方法
トップオフィスアシスタントスキル

オフィスアシスタントの職務（パーソナルアシスタントと同様）はすべての業界で見つけることができ、かなり大きなスキルセットを共有します。オフィスアシスタントは秘書または管理アシスタントと呼ばれることもありますが、彼らが行うのはオフィスの機能を支援することです。事務所が法律事務所、医療行為、教育機関、企業のいずれに属していても、ニーズは似ています。誰かが記録を提出し、スケジュールを維持し、オフィスを使用する人々に代わって定期的なコミュニケーションを担当しなければなりません。誰かがあなたかもしれないこと。

オフィスアシスタントの職責

オフィスアシスタントの役職は一般に互いに似ていますが、仕事は変わりやすく、オフィスごとではなく、日々異なります。今日、あなたは受付係を務めているかもしれませんが、明日はプリンタの修理が必要になるかもしれません。その翌日には、ファイリングキャビネット全体を21世紀に持ち込む必要があります。成功するには、非常に幅広いスキルセットが必要です。

オフィスアシスタントは、ビジネス界の縁の下の力持ちのヒーローの1人です。あなたが正しく仕事をすると、誰も気づかないので、オフィスが運営されているようです。しかし、一部の人々は、ペースの速いまだ柔軟な仕事、すべての中心にいる感覚を楽しんでいます。そして、優れた秘書は、あらゆる種類の組織のほとんどどこでも仕事を見つけることができます。

スキルリストの使用方法

これらのスキルリストは、求人検索プロセス全体で使用できます。まず、これらのスキルの名前はキーワードとして機能するので、履歴書を書くときはできるだけ多く使用してください。監督者を雇うのではなく、監督者が望んでいることを理解するように頼まないでください。

次に、これらの同じキーワードをカバーレターで使用できます。あなたの将来の雇用主が最も気にするものに特に焦点を当ててください。多くの場合、オフィスアシスタントの仕事は似ていますが、上司の採用は優先順位が異なるため、調査を行う必要があります。仕事の説明には、おそらく必要なスキルのリストが含まれます。それに注意してください。

最後に、このディスカッションを使用して面接を計画できます。ここにリストされている各カテゴリーのスキルを実証するための時間の例が少なくとも1つ用意されていることを確認してください。

また、職種とスキルのタイプ別にリストされたスキルのリストを確認することもできます。

トップオフィスアシスタントスキル

口頭によるコミュニケーションスキル： コミュニケーションは、オフィスアシスタントにとって重要なソフトスキルです。上司、同僚のオフィススタッフ、支援する専門家、場合によっては同じ組織の他のオフィスのクライアントや人々と対話する必要があります。あなたは皆チームとして働き、あなたはその主要なコミュニケーションのハブです。毎日、明るく、親切で、十分な情報を得て、明確に話し、聞き上手である必要があります。

電話に出る
クライアント関係
コミュニケーション
電話の転送
メッセージ取り
電話のルーティング
配電盤
電話
言葉によるコミュニケーション

書面によるコミュニケーションスキル： ほとんどのオフィスアシスタントはよく書いています。彼らはメモを書いたり、フォームに記入したり、手紙やメールの下書きを書いたりするかもしれません。会社のWebサイトのコンテンツを作成したり、他のユーザーのテキストを編集したりする人もいます。明確で専門的な書面によるコミュニケーションは必須です。

対応
Eメール
郵便物
郵送
タイピング
ワードプロセッシング
文章のコミニュケーション

親しみやすさ： オフィスアシスタントは、クライアントがオフィスに入るときに最初に会う人かもしれません。オフィスの主な居住者がたまたま外出中の場合、訪問者が操作するのはオフィスアシスタントだけかもしれません。あなたは笑顔で親切な言葉ですべての訪問者に挨拶する準備ができていなければなりません。したがって、優れた対人スキルは必要です。

顧客サービス
訪問者の案内
フレキシブル
フレンドリー
ゲストに挨拶する
対人関係
前向きな姿勢
信頼性
訪問者を歓迎

技術スキル： 昔、秘書はタイピングをたくさんしました。時代は変わり、テクノロジーも変わりましたが、オフィスアシスタントはキーボードの前で十分な時間を過ごすことを期待できます。タイプライターの代わりに、さまざまなソフトウェアアプリケーションの使い方を知る必要があります。軽いテクニカルサポートの方法や、扱いにくいプリンターの修正方法を知っていても問題ありません。