オフィスマネージャーのための重要な仕事のスキル

ビデオ: 【転職】資格よりもスキルが重要！身につけないと損するスキル Top 3

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あなたはオフィスマネージャーになるために必要なスキルは何ですか？
オフィスマネージャーのスキルの種類
管理
分析的
細部への注意
コミュニケーション
コンピューター
ファイナンス
リーダーシップ
その他のオフィスマネージャースキル
スキルを際立たせる方法

多くの場合、秘書や管理アシスタントと混同される多くの会社のオフィスマネージャーは、会社で最も困難な仕事の1つを高いレベルで行っています。通常、オフィスマネージャーは他の部門の責任者を率いて緊密に連携し、健全な職場環境を構築します。

オフィスマネージャーを雇うことを探している人は、厳選されるでしょう。このタイプの仕事を希望する場合は、応募と面接の過程でどのスキルと経験を強調すべきかを知ることで、採用される可能性を高めることができます。

あなたはオフィスマネージャーになるために必要なスキルは何ですか？

オフィスマネージャーは、オフィス全体またはオフィスの複合体がスムーズに実行されるようにする責任があります。これには、1人または複数の管理アシスタントの管理や監督などの義務が含まれる場合があります。

通常、オフィスマネージャーは専門的な教育を必要としませんが、管理と管理の両方の役割において、関連する豊富な経験と十分に発達したスキルセットが必要です。

すべてのオフィスマネージャーの職位がまったく同じスキルセットを必要とするわけではありません。多くは、監督しなければならないオフィスアシスタントの数、管理するオフィスを使用する人の数、および雇用主が使用するソフトウェアとその他のシステムの種類によって異なります。

オフィスマネージャーのスキルの種類

管理

オフィスマネージャーは、いくつかの管理タスクを完了する責任があります。これには、従業員の雇用と解雇、業績評価の実施、新入社員のトレーニング、および他者の監督が含まれます。

正式な求人の承認、一般的な事業活動の実施、書類や人事の記録の維持も、あなたの管轄に該当する場合があります。

マルチタスク
情報管理
メール処理
スケジューリング
紛争解決
委任
意思決定

分析的

あなたの役割の一部は、あなたの仕事をよりよくする方法を見つけることです。オフィスの運営の非効率性を特定してソリューションを提供できれば、雇用主に多くのお金を節約し、同僚に多大な負担をかけないようにすることができます。

優れたオフィスマネージャーは、すべてのプロセス、実践、および手順に関して、継続的に自分自身に問いかけます。これが私たちにできる最善のことですか？」履歴書に分析スキルのリストを含めることをお勧めします。

創造性
最適化
問題解決
批判的思考
プロセス管理
演繹推論
帰納的推理

細部への注意

事務局長として、お金はあなたと一緒に停止します。あなたは、適切な事務用品を適時に注文し、記録を正確かつ体系的に維持し、オフィスの他の全員のニーズと問題を追跡する責任があります。

仕事が上手いなら、オフィスは自分で経営しているように見えます。詳細が間違っていると、他の人が仕事を完全に行えなくなる可能性があります。

記録の保存
詳細指向
直感
プロアクティブ
正確さ
体系的な問題の特定

コミュニケーション

多くの場合、オフィスアシスタントと同様に、あなたは訪問者が最初に目にする人の1人になり、あなたのオフィスで働いている専門家の1人がたまたま外出したときに、あなただけが彼らに会うことがあります。他の職務を同時に遂行しながら、効果的な受付係として行動する必要があります。

あなたは、オフィスを使用するさまざまな人々の間の、またおそらくあなたのオフィスと同じ組織内の他の人々との間の主要な連絡窓口になることもあります。

競合の解決を実践し、作業を委任する必要がある場合があります。そのすべてが、書面と口頭の両方で多くのコミュニケーションにつながり、そのすべてが常に正確で、効率的で、フレンドリーで、プロフェッショナルである必要があります。

文章のコミニュケーション
口頭によるコミュニケーション
受信
電話エチケット
親しみやすい
アクティブリスニング

コンピューター

オフィスマネージャーが幅広いコンピュータスキルを持っていることが重要です。詳細は雇用主に依存しますが、通常はデータ入力、スプレッドシート、および一般的なITタスクが含まれます。

オフィスの管理には多大な責任が伴います。一般的に、オフィスマネージャーは組織の頂点に立ち、会社のあらゆる側面に手を携えています。この中心的な役割が魅力的な場合は、引き続きスキルリストを確認して、これがあなたにとってキャリアになるかどうかを確認してください。

Microsoft Officeスイート
オペレーティングシステム
データ入力
デジタルカレンダー
メール管理
KPIソフトウェア
ソフトウェアのトラブルシューティング
ファイル共有

ファイナンス

あなたの責任には、簿記、請求、予算編成、および会計が含まれる場合があります。また、給与計算、小口現金、QuickBooksエントリの処理が必要になる場合もあります。四半期および半年ごとのレポートも、お客様の職務範囲に含まれる場合があります。少なくとも、オフィスでお金を処理する場合は、最終的には適切に処理する責任があります。