リスク管理計画で上司に自信を与える
コンテンツ
- プロジェクト管理におけるリスク管理とは何ですか？
- リスク管理計画
- 5ステップのリスク管理プロセス
- ステップ1：開始する
- ステップ2：識別
- ステップ3：評価
- ステップ4：応答を計画する
- ステップ5：実装する
最高のプロジェクトマネージャーは、ラインマネージャーとプロジェクトスポンサーの完全な自信を持っています。彼らのプロジェクトの背後にいる幹部は、追加の資金、より多くのリソース、または問題の解決を支援する必要があると言ったとき、彼らを信じています。
危険な状況で作業している場合は、適切なキットが必要です。ロープとアイゼンのバックパックを持ったハイカーのように、プロジェクトのリスクに対処するためのツールも必要です。
リスク管理計画により、プロジェクトに対するマネージャーの自信を高めることができます。シンプルな5ステップのプロセスは、上司がプロジェクト（およびあなた）をどのように見るかを大きく変えることができます。
プロジェクト管理におけるリスク管理とは何ですか？
プロジェクト管理におけるリスク管理は、プロジェクトのリスクを特定、評価、および対応するプロセスです。
プロジェクトのリスクとは、プロジェクトに影響を与える可能性のあるものです（肯定的または否定的にですが、一般的に人々は、リスクをプロジェクトに悪影響を与えるイベントと解釈します）。
プロジェクトが大小に関わらず、プロジェクトにはリスクが伴います。これらのリスクは、学校のパレードが雨にさらされるリスクから、新しい回路基板の重要なコンポーネントの値上げのリスクまで、さまざまです。
プロジェクトのリスクは、適切に管理されていないと、プロジェクトを正常に提供することを困難にする可能性があります。未チェックのリスクは、スケジュールに時間を追加し、時間に働き、予算にお金をかける可能性があります。マネージャーはこの種のことについて緊張します。これらすべては、リスク管理計画で回避できます。
リスク管理計画
リスク管理計画は、プロジェクトチームが提供できる能力に対する自信を高めるための優れた方法であり、マネージャーの自信を高めることに波及します。あなたはそれができると彼らに信じてもらいたいし、彼らがあなたにプロジェクトを成功裏に提供するのを妨げるかもしれないことに気づかせたいです。リスク管理計画は、そのための完璧なツールです。
そして、何を推測しますか？始めるのは本当に簡単です。
プロジェクトのリスク管理は、シンプルな5ステップのプロセスです。必要以上に複雑にしないでください。これはあなたが今日始めることができるものであり、あなたの次の会議でそれについて話し合う準備をし、誰かが議事録をタイプしているときにそれを終えさせることができます。
5ステップのリスク管理プロセス
プロジェクト管理の非常に多くの部分と同様に、リスク管理はプロセスです。 5つのステップは次のとおりです。
- 始める
- 識別する
- 評価
- 対応計画
- 実装する
これらの用語が今のところ意味をなさない場合は、そのまま使用してください。すべてを説明します。
ステップ1：開始する
まず、プロジェクト管理環境でリスク管理のコンテキストを設定します。
社内の誰かがすでに企業のリスクポリシーを準備していて、追跡するだけでよいので、ここで行う作業はそれほど多くありません。これにより、会社のリスクへの取り組みが説明され、必要なテンプレートが義務付けられることもあります。テンプレートは常にあなたの仕事を救いますので、それらにも注意してください！
会社のリスクポリシーがない場合でも、あなたと一緒にプロジェクトを管理する他の誰かが、あなたがコピーできるプロジェクトリスク管理計画を持っている可能性があります。なぜ車輪を再発明するのですか？ドキュメントを再利用することは、時間を節約してより多くのことをやりたい場合に必須です。
発見したことを使用して、プロジェクトのリスク管理計画を作成します。これは全体的なプロジェクト管理計画の一部であり、プロジェクトのリスク管理にどのように取り組むかについて話します。
何を入れるかわからない場合は、読み続けてください！次のステップでは、リスク管理計画で何について話し合うべきかについて、より良い考えが得られます。
これにより、信頼性が向上します。 プロジェクトの不確実性に対処するためのアプローチがあり、積極的にリスクを管理していることをマネージャーに示します。
ステップ2：識別
アプローチの概要を理解したら、それを使って作業を開始できます。
次に、プロジェクトに影響を与えるリスクを特定します。これはあくまでもスナップショットであり、リスクレジスターは、何か新しいものを確実に追加するために、何度も何度も見たいものです。
リスクを特定するには、一般的なリスクのチェックリストを使用し、プロジェクトの利害関係者（特に、問題の可能性について多くのことを語るのが難しい難しい利害関係者）にインタビューし、セッションをブレインストーミングし、常識を使用します。
あなたはそれらが起こった場合に問題を引き起こすかもしれないものを探しています。 （覚えておいてください、リスクはまだ発生していません。プロジェクトの問題はすでに発生したものです。）
どんなことをしても、必ず他の人を巻き込むべきです。一人でいると、全体像がわからなくなり、見逃してしまうことになります。
リスクは誰でも特定でき、特定する必要があります。プロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事は、チームとしてあなたが彼らに対して何かをすることができるようにあなたの同僚にあなたと一緒にリスクを上げるように奨励することです。
識別されたすべてのリスクは、リスクレジスタに記録する必要があります。チームのプロジェクトコーディネーターまたはプロジェクトサポート担当者がいる場合、彼らはこれを行うことができます。それ以外の場合は、管理タスクの一部です。
これにより、信頼性が向上します。 プロジェクトに影響を与える可能性のある主要なリスクを認識していること、および新しいリスクを常に認識し続ける手段が整っていることを示します。
ステップ3：評価
その後、リスクは確率と影響について評価されます。リスクを評価するときは、リスクが発生する可能性、処理にかかるコスト、およびプロジェクトのタイムラインに追加される可能性のある時間を考慮してください。
さらなる尺度として、近接性を評価することもできます。これは、発生する可能性のあるリスクが時間的にどれだけ近いかを意味します。近接性の高いリスクがすぐに発生する可能性があります。近い将来のリスクは、遠い将来のある時点で発生する可能性があります。これは、リスクへの対処に関して、時間とエネルギーを優先するためのもう1つの要素になります。
これにより、信頼性が向上します。 これらのリスクのいずれかが実際に発生した場合に何が起こるかをチームの全員が明確に理解していることをマネージャーに保証します。
ステップ4：応答を計画する
次に、リスク管理計画の重要な部分について説明します。このステップでは、適切な対応を特定してリスクを管理する方法を考え出します。
私たちがこれを行っているのは、これまでのところ、将来プロジェクトがコースから外れる可能性があることと、それがどれほど大きな取引になるかをリストしているためです。上司が次に知りたいことは次のとおりです。それについて何をしますか？
一般に、プロジェクトのリスクに対処して管理するためにできることは4つあります。彼らです：
- 回避：この結果が発生しないように対策を講じてください。
- 転送：保険契約などを使用して、責任を別の当事者に移します。
- 軽減：問題が発生した場合に、その影響を軽減するためのアクションを実行します。
- 受け入れる：危険な結果が発生する可能性があることを理解し、チームの同意を得てそれを防ぐためのアクションを実行しないでください。
リスクのいくつかは良い結果をもたらすかもしれません。たとえば、新製品の多くを販売して電話回線をクラッシュさせるリスクがあります。それは良い問題ですが、それでも計画すべきリスクです。
発生する前向きなリスクに備えるための方法はいくつかあります。
- 活用：報酬を獲得できるように、この結果が確実に発生するように最善を尽くしてください。
- シェア：他の同僚または会社と協力して、ポジティブリスクを発生させやすくします。
- 強化：良い結果に寄与する可能性のある要因に影響を与え、さらに多くの利益を得ようとします。
- 受け入れる：肯定的なリスクの可能性を認め、何もしない。
レジスターのすべてのリスクに対して、どの対応戦略が最適かを検討する必要があります。たとえば、工場の屋根が倒壊するリスクは、起こりそうもないので受け入れるだけだと判断するかもしれません。ただし、食中毒によって労働力の半分が奪われるリスクは、ケータリングスタッフ全員を再訓練することによって積極的に軽減しようとするものです。それが以前に発生したことがあり、実際に何かをしない限りかなり可能性が高い場合は、リスクを軽減する必要があります。
応答が識別され、合意されると、リスク所有者を指名して、リスク管理アクションプランを実行できます。言い換えれば、あなたはあなたがあなたの計画であなたが同意するタスクを通して見通すことに責任がある誰かを必要としています。
これにより、信頼性が向上します。 プロジェクトに問題を引き起こす可能性があることについて何をすべきかを検討し、プロジェクトの不確実性とリスクを減らすための計画を立てていることをマネージャーに示します。
ステップ5：実装する
ここまでで、リスク管理計画には、各リスクのリスク軽減活動を担当する責任者を含める必要があります。オープンリスクを積極的に管理できるように、これらのタスクを実行する必要があります。
これにより、信頼性が向上します。 あなたとあなたのプロジェクトチームが、あなたが言ったことをフォローできることを示します。達成したことと軽減したリスクについて報告することで、問題に対してプロジェクトを将来にわたって保証するために必要なことを実行し、実行することに真剣であることを経営陣に示します。
リスクが通過すると（リスクが発生したか発生しなくなったために関連性がなくなった場合）、リスクレジスタからクローズできます。
このプロジェクトのリスク管理計画を実施することで、他のマネージャーとの差別化を図ることができます。自分の上司は、プロジェクトが行き詰まる原因を戦略的かつ創造的に考え、そして最も重要なこととして、それについて何かをすることができるという証拠を得ます。あなたは、問題が発生する前に積極的に問題を管理し、障害物を一掃し、何かに備える責任者になります。
プロジェクトリスクの管理が得意であると見なされることは、管理者にとって安全な手と見なされる確実な方法です。プロジェクトリスクの管理を成功させるために、経験や証明書は必要ありません（ただし、リスク管理の正式な資格は存在します）。この簡単な5ステップのプロセスは、すぐにプロジェクトリスク管理がプロジェクト計画に組み込まれることを意味します。
