作業効率を向上させるために、チャンキングがマルチタスクよりも優れている理由

コンテンツ

マルチタスクが最も効果的なアプローチではない理由
マルチタスクの代替としてのチャンキング
マルチタスクの無効な起動時間
チャンクを試すべき理由
仕事でチャンクを始める方法
結論

私たちはマネージャーとして、より多くの仕事をより短い時間に納得させようと、1日の多くを費やしています。すべてのレベルで働き過ぎの専門家に共通する対応は、同時に複数のアクティビティを実行してマルチタスクを試みることです。問題は、マルチタスクが機能しないことです。

マルチタスクが最も効果的なアプローチではない理由

たとえば、朝に歯磨きをしていると、その日の後半の大きな会議の議題について考え始めると想像してください。それはあなたの歯を磨くためにあなたの脳の処理能力の多くを必要としません、そしてあなたはあなたの朝の歯のクリーニング作業を機械的に処理しながら議題に集中することができるかもしれません。

しかし、脳の能力をさらに必要とする2つのタスクについてはどうでしょうか。朝食を準備している間、あなたは電話で話しているかもしれません。両方のタスクを正しく行うことができますが、注意力の欠如によるミスの可能性は大きくなります。

マルチタスクの代替としてのチャンキング

「チャンキング」は、人間の記憶利用がどのように機能するかを示します。いくつかのタスクを同時に完了することを考えるとき、この概念を覚えておくことは重要です。実際、私たちはそれらを同時に行うのではなく、それらを切り替えています（ただし、歯を磨く場合、それらは同時に行われているように見える場合があります）。

あなたが誰かがあなたのオフィスに入るときあなたが電話をしていると想像してください。彼らはあなたのアドバイスや問題に関する迅速な決定を求めます。電話で相手の声を一瞬聞くのをやめ、目の前のメモをスキャンして、手書きのメモを取り、電話に戻ります。 2つのアクティビティ（電話と直接の会話）を同時に実行しなかった。

実際には、3つのタスクを順番に実行しました。通話を開始し、対面で会話し、その後通話を再開しました。上記の朝食の例と同じように、両方を同時に実行するのではなく、次々に実行した場合、両方の時間を短縮できます。その理由は、各タスクを開始するときに、それに集中して始めなければならないからです。

マルチタスクの無効な起動時間

電話をかけたとき、それについて考え、電話番号を見つけて電話をかけなければなりませんでした。あなたが中断されたとき、あなたはその人が彼らに決断を下すことができるようにあなたが何を望んでいるかを理解しなければなりませんでした。最後に、電話を再開したとき、どこで中断したかを覚えておく必要がありました。あなたは言う必要があったかもしれません、 「おっと、ごめんなさい、誰かが入って来た。何て言ったんだい？」

日中の起動と停止が多いほど、これらの時間のかかる起動の瞬間が多くなります。これらの瞬間は非生産的な時間です。準備する日次レポートがある場合、起動の瞬間はおそらく、四半期に1回しか実行しないレポートに比べてかなり短いでしょう。それでも、そのレポートを準備していて中断された場合、毎回起動する時間はほぼ同じです。

たとえば、中断することなく30分でレポートを作成できるとします。ただし、予定外のタスクや中断が1日中表示される場合は、数時間かかることがあります。多くの場合、この大幅な遅延は、実際の中断によるものではなく、何度もレポートを再起動するのにかかる時間です。

チャンクを試すべき理由

OK、時々あなたはマルチタスクをしなければなりません。あなたの仕事は運用可能かもしれないので、マルチタスクより優れているものは何ですか？チャンク化は生産性の点で優れています。

チャンクとは、絶え間ない中断に反応するのではなく、1日をより大きなチャンクに分割するという概念です。特定のタスクに費やすことができる時間が長いほど、起動の瞬間が少なくなり、それに比例して効率が向上します。起動時にそれほど多くの時間を費やさないので、より多くの時間を過ごすことができ、より多くのことを成し遂げることができます。おまけとして、手元にある単一のタスクに集中できるようになるため、より上手にできるようになります。

サイドバーとして、プロジェクトマネージャーはずっと前にこの手法の力を理解し、ワークブレークダウンストラクチャプロセスを通じて独自のバージョンの「チャンク」を作成しました。