プロジェクト憲章の役割と目的
コンテンツ
プロジェクト憲章は、組織内のプロジェクトを正式に概説します。これは、プロジェクトが達成することの範囲、関係者、マイルストーン、予算、および起こり得るリスクをカバーしています。このドキュメントはプロジェクト内の個々のタスクの詳細に触れないため、プロジェクト計画と同じではありませんが、多くの組織はこのドキュメントをプロジェクト計画の重要な部分と見なしています。
効果的なプロジェクト憲章は、次のことを行う場合があります。
- プロジェクトの範囲と目的の概要
- プロジェクトのスポンサーとすべての利害関係者がプロジェクトに一致していることを確認する
- プロジェクトに関わるすべての人に明確で単一の参照になる
- 賛同が必要なときにプロジェクトスポンサーが関係者の承認を得るのを支援する
プロジェクトのチャーターは、プロジェクトのタイプや組織によって異なりますが、基本的な要素には、通常、プロジェクトの背景、利害関係者、予算、リスク、マイルストーン、
プロジェクトの背景
プロジェクトチャーターの最初のセクションでは、プロジェクトの名前、プロジェクトのスポンサーとマネージャー、ドキュメントの作成日などの基本的な詳細を提供します。
このセクションでは、プロジェクトの目的についても説明します。プロジェクトを推進しているビジネスケースや契約を参照したり、組織にとってそれが重要である理由を簡単に説明したりできます。このプロジェクトが開始された理由を説明する必要があります：ビジネスの問題を解決しますか？新しいトレンドに対応していますか？それは会社の全体的な戦略的方向性をサポートしていますか？
利害関係者
これは、プロジェクトに関係する人々と部門の概要を示します。プロジェクトの各タスクの要点に入るのではなく、一般的な役割と関与を認めます。たとえば、メインのプロジェクトスポンサー、リードプロジェクトマネージャー、チームメンバー、外部委託した労働者またはパートナー、およびクライアント（該当する場合）を一覧表示できます。大規模なプロジェクトでは、関係するすべての人をリストするのではなく、プロジェクトの特定の側面の部門のリーダーを記録する場合があります。
目的
ここで、あなたは「私たちが終わったときにどうやって知るのですか？」という質問に答えています。これには、プロジェクトが期待するものと、そこに到達したかどうかを知る方法が含まれます。たとえば、すべての部門のタイムレコーディングシステムを起動するプロジェクトでは、「年末までにすべてのチームがタイムシートシステムを使用する」ことが目標になります。
また、この目的を達成したことに同意する責任を誰が負うのかをメモしてください。これにより、プロジェクトの終了時に、突然誰も作業を完了したと署名する準備ができなくなるという問題が回避されます。
予算
この時点では、プロジェクトタスクの詳細がすべて揃っていない可能性があるため、完全で詳細なプロジェクト予算をまとめることはできません。ただし、予算の制約や予想コストの高レベルの見積もりを書き留めることができます。
リスク
すべてのプロジェクトにはリスクがあります。プロジェクトチャーターのこのセクションは、プロジェクトリスクログの初期バージョンを形成します。この時点で知っているすべてのリスクを文書化して、管理チームが今後のプロジェクトに影響する可能性があるものを確認できるようにします。
マイルストーン
高レベルのマイルストーンがわかっている場合は、このセクションのプロジェクト憲章にそれらを含めます。少なくとも、プロジェクトの開始予定日と終了予定日を含める必要があります。また、ドロップデッドの日付や、使用している契約で指定されているものもすべてリストする必要があります。より詳細なプロジェクト計画をまとめるときに、これらのマイルストーンをガントチャートに転送できます。
プロジェクトマネージャーの権限レベル
それが明確でどこかで文書化されていない限り、プロジェクトマネージャーがより上級の誰かからさらにサインオフすることなく何ができるかについて、憲章にセクションを含めることは価値があります。これは一般に、予算とタイムスケールに設定されている許容レベルに関連し、次のように表現されます。「プロジェクトマネージャーは、予算に対して10％の許容範囲とスケジュールに対して5％の許容範囲を持っています。これらの承認された制限を超える逸脱は、プロジェクトのスポンサーが承認する必要があります。」
このセクションを拡張して、プロジェクトマネージャーがプロジェクトチームからのスタッフの採用と解雇に関して持つ権限（ある場合）を指定できます。
プロジェクト憲章の承認
プロジェクト憲章の最後のセクションは承認セクションです。プロジェクトマネージャーとプロジェクトスポンサー（または長期のスポンサーがまだ任命されていない場合は、作業を開始した人）が文書に署名し、日付を記入する必要があります。今日はメールで送信される可能性が高いため、後で参照する必要がある場合に備えて、プロジェクトファイルにメール認証のコピーを保管してください。
