雇用主が人事記録に保持すべきでないもの
コンテンツ
- 従業員の人事ファイルの内容に関するガイドライン
- 人事記録の情報は事実に基づくものでなければなりません。
- 人事記録は、適切なファイルの場所に慎重に割り当てる必要があります。
- 記録を人事記録に保存する上司、管理職、およびその他の従業員には、トレーニングが必要です。
- 人事記録に入れる情報のバランスをとります。
- 上司の報告スタッフに関する個人的なメモと会社の公式人事記録の違いを認識します。
- 採用文書と面接のメモは少し難解です。
- 雇用決定に関する事実文書。
- 人事記録に含めるべきではない文書の具体例
雇用主は決してあなたの一般人事記録に特定のアイテムを置かないでください。従業員の人事ファイルと記録の内容は、一部の企業では、通常、人事部のスタッフ、従業員、および従業員の上司または上司がアクセスできます。
また、アクセスは人事担当者に限定されており、従業員は自分の記録へのアクセスを要求できます。弁護士はまた、訴訟の人事記録の内容と雇用機会均等委員会（EEOC）の苦情を召喚することもできます。元従業員は、自分の人事記録のコピーを要求することもできます。
人事担当者のみが人事ファイルにアクセスできるようにすることがベストプラクティスです。人事ファイルを他の従業員がアクセスできないようにするストレージエリアでロックアンドキーの下に置く必要があります。
これらすべての潜在的な用途と従業員の人事記録の潜在的な閲覧者について、雇用主は、従業員の人事記録に従業員の雇用履歴の公平で事実に基づく文書を維持するよう注意する必要があります。
したがって、これらの一般的なガイドラインを、組織の人事記録に保持する文書に適用する必要があります。
従業員の人事ファイルの内容に関するガイドライン
人事記録の情報は事実に基づくものでなければなりません。
上司または人事担当者の意見;ランダムなメモ;ゴシップ;根拠のない噂;調査されていない他の従業員からの質問、レポート、またはタトルテールの主張;追求、調査、結論されなかった主張;また、その他の非事実情報、解説、またはメモは、従業員の人事ファイルから除外する必要があります。
人事部長が従業員の人事記録に提出したことが判明した不快な解説の最悪の例の1つには、採用部長の面接メモが含まれていました。ある人は言った：「おそらく脂肪が多すぎて、必要に応じて階段を上り下りできません。」従業員、弁護士、さらには将来の従業員と監督者がこのようなコメントを読んでいるところを想像してみてください。
別の会社では、マネージャーは、「昇給を得られなかったのでメアリーは怒っています。彼女はマネージャーと平等になるように意図的に仕事を遅くしました」など、マネージャーや他の人が従業員のファイルに置いた根拠のないメモを見つけました。問題がわかりましたか？
人事記録は、適切なファイルの場所に慎重に割り当てる必要があります。
州および連邦の法律、1996年の医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）などの雇用法、および雇用主のベストプラクティスに基づいて、会社の人事記録のプロトコルを決定します。
次に、プロトコルに固執します。医師が医療ファイルに属しているときに、医師の弁解を人事ファイルに入れてランダムに見つけたくない場合。また、給与計算ファイルでの従業員の昇進の論理的根拠と正当化も必要ではありません。
また、経歴調査や、以前の雇用主との話し合いからのメモを含む採用決定の記録を人事ファイルに記録したくない場合もあります。
記録を人事記録に保存する上司、管理職、およびその他の従業員には、トレーニングが必要です。
アクセス権があり、従業員の人事ファイルに文書を配置できる人は、適切に文書を作成するためのトレーニングが必要です。
従業員が完全にデッドビートだったと従業員を非難することを述べても、賞品は記録されません。しかし、訓練を受けていない監督者が同様のステートメントを記述し、それらを従業員の人事ファイルに配置することが知られています。
さらに良いのは、ファイルへのアクセスを、記録を担当し、人事ファイルに何を入れるべきか、何を入れるべきではないかを知っている人事担当者に限定することです。
人事記録に入れる情報のバランスをとります。
従業員の雇用履歴の良い面と悪い面の両方を含めます。多くの場合、人事記録はすべての否定的な出来事を強調し、すべての従業員が経験する肯定的な要素を見逃しています。昇給、プロモーション、卓越した報酬、賞賛のコピーを考えて、メモに感謝します。
上司の報告スタッフに関する個人的なメモと会社の公式人事記録の違いを認識します。
たとえば、パフォーマンスの改善、プロジェクトと目標の完了の追跡、昇給とパフォーマンス開発計画の公正な決定に使用される監督者のメモは、会社の公式の人事記録ではなく、監督者の個人ファイルに属しています。
また、メモを取り、管理ファイルのドキュメントを維持する方法について監督者をトレーニングする必要性も認識します。意見ではなく事実についての同じ基準、および伝聞ではなく特定の例が私的メモに適用されます。
上司の私的メモは訴訟の際に召喚される可能性があるため、私的メモについても注意が必要です。監督者が公式の従業員の人事ファイルに存在する記録のコピーを管理ファイルに保存することは推奨されません。
採用文書と面接のメモは少し難解です。
ベストプラクティスは、求人の投稿から参照チェックまで、その職務に関連するすべてのドキュメントを含む、職務ごとに個別のファイルを維持することです。応募者の履歴書、カバーレター、およびアプリケーションはこのファイルに属しますが、採用した従業員のアプリケーションを従業員の人事ファイルに移動する必要があります。
このファイルには、潜在的な従業員の資格の公平な表現を目指し、最も適格な候補者を採用するという決定をサポートする公式のチェックリストとフォームが含まれています。採用プロセス中に採用された採用マネージャーの意見とメモは、このファイルには含まれません。
人事部門は、雇用決定に関する完全な文書を維持するためにこれらのメモを収集する場合がありますが、それらは人事記録には含まれません。
雇用決定に関する事実文書。
この文書には、昇進、横方向の機会への転送、昇給などの決定が含まれており、それらは人事記録に含まれます。上司または人事部の従業員に関する意見は違います。書面による警告などの公式の懲戒処分の文書も、従業員の人事ファイルに含まれています。
人事記録に含めるべきではない文書の具体例
以下の情報は、人事記録に含めるべきではありません。文書は別のファイルを必要とする場合もあれば、監督または管理メモとして分類される場合もあり、雇用主が保持するべきではありません。
- 医療情報はすべて医療ファイルに含まれます。
- 給与情報は給与ファイルに含まれています。
- 従業員の社会保障番号や、年齢、人種、性別、国籍、障害、婚姻状況、宗教的信念など、従業員の保護された分類に関する情報を含む文書は、人事ファイルに保存しないでください。
- 従業員の仕事の管理、目標の設定、提供されたフィードバックなどを目的とした監督文書は、個人、監督者、またはマネージャーが所有するフォルダーに提出する必要があります。
- 従業員の苦情、目撃者のインタビュー、従業員のインタビュー、調査結果、弁護士の推奨事項、および解決策に加え、報復がないことを確認するためのフォローアップを含む調査資料は、人事記録とは別の調査ファイルに保管する必要があります。
- 従業員のI-9フォームを、従業員の人事記録から離れたI-9ファイルまたは場所に提出します。
- 犯罪歴、信用報告書などの身元調査と薬物検査の結果を、監督者、管理者、および従業員がアクセスできない別のファイルに配置します。 SHRMは、この個別のファイルを推奨するか、この情報を従業員の医療ファイルにも記録することを推奨します。
- 自己識別フォームや政府の報告書などの従業員の機会均等の記録は、人事ファイルや、監督者がアクセスできる場所には保管しないでください。
これらのガイドラインに従えば、組織は事実に基づいたサポート可能な雇用履歴と人事記録を適切な場所に効果的に保存しています。
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