ステークホルダー管理計画
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プロジェクト管理では、利害関係者管理計画は、利害関係者がプロジェクトにどのように関与するかを概説する正式な文書です。利害関係者は、プロジェクトに既得権を持つ人物またはグループです。いつ、どのように利害関係者が関与するかを考えることにより、プロジェクトチームは、プロジェクトに対する利害関係者のプラスの影響を最大化できます。
ステークホルダーとは？
利害関係者は、組織の内部と外部のどちらでもかまいません。内部利害関係者の例には、経理や情報技術などの経営幹部やビジネスユニットが含まれます。通常、ビジネスユニットにはプロジェクトチームの代表者がいます。外部の利害関係者は、利益団体、企業、市民団体などです。外部の利害関係者がプロジェクトチームに参加することはまれです。規制当局を持つ機関にとって、規制する業界は通常、あらゆるプロジェクトにとって最も重要な外部利害関係者グループです。プロジェクトチームによって利害関係者が特定された場合、その利害関係者は利害関係者管理計画で検討する必要があります。
すべての利害関係者グループを代表するメンバーでプロジェクトチームを構成することは現実的ではありません。多くの場合、それは不可能です。ただし、プロジェクトチームがプロジェクトを成功させるには、利害関係者からのインプットと賛同が必要です。たとえば、政府機関は、最も広く使用されている独自のソフトウェアプログラムを完全に刷新して近代化したいと考えています。組織のほぼ全員が何らかの方法でプログラムを使用しています。すべてのタイプのユーザーをプロジェクトチームに直接代表することはできないため、チームは関係者からの情報を収集する方法を考案し、プロジェクトのステータスについて関係者に通知する方法を決定します。入力およびコミュニケーション戦略を収集するこれらの方法は、利害関係者管理計画に文書化されています。
利害関係者対コミュニケーション計画
プロジェクトの利害関係者の管理計画とコミュニケーション計画の間には、かなりの量のブリードオーバーが存在する可能性があります。それらの機能は非常に似ています。利害関係者の管理計画は、プロジェクトへのインプットを促進するだけでなく、アウトプットの概要も示すという点でより広範です。利害関係者の管理計画は、利害関係を持つ既得者のみに対応するという点でより狭くなっていますが、コミュニケーション計画にはより広い聴衆を含めることができます。
進化
利害関係者の管理計画は通常、プロジェクトマネージャーによって保持されます。プロジェクトが進行するにつれて、プロジェクトマネージャーは利害関係者の管理計画をレビューし、定期的にプロジェクトチームに持ち帰って更新を検討します。プロジェクトは、タイムラインの途中で計画段階とは大きく異なる可能性があるため、状況に応じてプロジェクトのガイドドキュメントを変更することが重要です。
例
これは、プロジェクトの過程で利害関係者管理計画がどのように変化するかを示す例です。州の機関が規則策定プロジェクトに着手します。それが始まると、プロジェクトのスポンサーとプロジェクトマネージャーは、利害関係者の管理計画に含める利害関係者のリストを作成します。プロジェクトチームの最初のタスクの1つは、計画を具体化することです。数か月後、プロジェクトチームのメンバーは、プロジェクトの開始時に誰も考えていなかった利害関係者を特定します。プロジェクトマネージャーは新しい利害関係者を計画に追加し、プロジェクトチーム会議を呼び出して、新しい利害関係者の関与方法について話し合います。チームが何をすべきかを決定したら、プロジェクトマネージャーがプロジェクトスポンサーに通知します。
利害関係者管理計画は、生きた文書です。プロジェクトの変化に応じて、利害関係者の管理計画も変更され、プロジェクトのニーズにより適切に対応できるようになります。機敏な利害関係者管理計画により、プロジェクトチームは、利害関係者からの入力とフィードバックを適切に収集し、それらの利害関係者に情報を提供し続けることができます。
