プロフェッショナルレターおよびメール作成ガイドライン

コンテンツ

プロフェッショナルレターおよびメール作成ガイドライン
連絡先
あいさつ
手紙の本文
閉鎖
署名
手紙に対処する方法
連絡文書のフォーマット
レター作成ガイドライン
例とテンプレート
校正とスペルチェック

紙の手紙やメールで、プロの手紙を書くための最良の方法は何ですか？ 1つは実際には他よりも優れていません。場合によっては、電子メールを介して通信することが理にかなっており、場合によっては、従来のタイプされ、印刷され、署名されたレターを送信する必要があります。どちらを選択する場合でも、専門家による最高の手紙とメールの作成とフォーマットのガイドラインに従うことが重要です。

電子メールはより速く簡単ですが、一部の電子メールメッセージは開かれません。また、誰に書いているか、またなぜ書いているのかによっては、入力して署名した手紙を郵送するか、オンラインでアップロードする必要がある場合もあります。

選択するメッセージのタイプは、通信相手、および通信の目的によって異なります。

すべてのよく書かれた手紙はいくつかのセクションを含みます。各セクションに含める情報と全体的な形式は、入力したレターを送信するか、電子メールメッセージを送信するかによって異なります。

手紙のさまざまな部分と、各部分に何を記載すべきかを知っていることが不可欠です。また、入力した通信と電子メールによる通信の両方に対処して署名する方法を知っている必要があります。手紙のさまざまな部分は次のとおりです。

連絡先
あいさつ（あいさつ）
手紙の本文
閉鎖
署名

連絡先

連絡先情報を含める方法は、手紙の送信方法によって異なります。電子メールメッセージでは、連絡先情報はメッセージの最後にありますが、書面では、連絡先情報はページの上部にあります。連絡先情報セクションに含める内容と、入力した文字とメールの両方のサンプルを次に示します。

あいさつ

あいさつ文は、「Dear Mr. Peterson」や「To Whom It May Concern」などのメッセージの挨拶セクションです。これは、専門家の通信に有効な手紙の挨拶の例のリストです。

手紙の本文

手紙の本文にはいくつかの段落が含まれます。最初の段落には、あなたの執筆理由の紹介と簡単な説明を含める必要があります。 2番目の段落（およびそれ以降の段落）は、書面での理由をさらに説明する必要があります。最後の段落は、何かを要求している場合は読者にアクションを要求するか、フォローアップの方法を述べる必要があります。手紙の目的を明確にしてください。読者はあなたが何を求めているのか、そして彼らがどのようにあなたを助けることができるかを知る必要があります。または、サービスや支援を提供している場合は、提供できるものを明確にしてください。

閉鎖

手紙は、「よろしく」または「誠にありがとう」などの用語で閉じられ、その後にカンマが続きます。入力された手紙を送信する場合は署名、メールメッセージを送信する場合は、終了後に名前を入力します。

署名

手紙の最後の仕上げは署名です。電子メールメッセージには、連絡先情報が含まれています。

手紙に対処する方法

あなたがそれらを非常によく知らない限り、あなたが正式に書いている個人に対処することが重要です。

連絡文書のフォーマット

メッセージに含める必要があるすべての情報が揃ったので、手紙や電子メールメッセージに使用する標準形式を確認します。

レター作成ガイドライン

次のステップはあなたの手紙を磨くことです。段落とページの上部と下部の間に十分なスペースが必要です。また、読みやすく、プロフェッショナルなスタイルとフォントのサイズを選択する必要があります。あなたが言うことはあなたが書いている理由に依存するので、あなたの個人的および職業的状況に合うようにあなたの手紙を調整することを忘れないでください。