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フォームI-9（雇用適性確認）は、米国国土安全保障省（US Citizenship and Immigration Services（USCIS））が米国での雇用資格を文書化するために必要なフォームです。雇用者は、雇用するすべての従業員のI-9フォームに記入する必要があります。
フォームI-9要件
1986年11月6日以降に雇用されたすべての従業員、市民、非市民は、雇用時にフォームI-9のセクション1に記入する必要があります。雇用主は、フォームI-9のセクション1がタイムリーかつ適切に従業員によって記入されるようにする責任があります。
雇用主はまた、雇用確認をチェックし、フォームI-9のセクション2および3が適切に記入されていることを確認する必要があります。雇用主は、フォームI-9のセクション2に、雇用開始日から3営業日以内に、身元と雇用資格の直接的な証拠（有効期限が切れていない元の文書のみ）を調べる必要があります。
従業員は実際に立ち会う必要があり、元の文書は対面で確認する必要があります。元の文書をレビューする従業員は、I-9のセクション2に署名する必要があります。
フォームは、従業員が合衆国で働くことを法的に許可されていることを証明する2つの承認された身分証明書をチェックしたことを確認します。
雇用者またはその正式な代理人は、従業員が米国で働く資格があることを再確認するときに、セクション3に記入する必要があります。 I-9が最初に記入された日から3年以内に従業員を再雇用する場合、雇用主は新しいI-9フォームに記入するか、セクション3に記入することができます。
定期的に、I-9フォームを監査して、すべての従業員が記入したフォームがあることを確認する必要があります。信憑性と完全性を確認し、I-9を完了または保管するスタッフが受けた監査とトレーニングの証拠を保存する必要があります。したがって、すべての従業員I-9と添付のドキュメントを別の人事ファイルに保存することが重要です。
完成したI-9フォームの保管
政府はこれらのフォームを検査してコンプライアンスを確認する場合があります。公務員がそうする場合、公務員の私的人事ファイルとそこに含まれる機密情報へのアクセスを許可したくないでしょう。したがって、従業員の機密性とアクセス制限のために、従業員I-9をI-9ストレージ専用の1つのフォルダーに分離します。
これにより、従業員のプライバシーが保護され、雇用主は、従業員の人事ファイルの内容によって提起される追加の質問に答える必要がなくなる可能性があります。したがって、会社がUSCISの従業員による調査の増加にさらされないようにすることが重要です。
I-9ファイルの調査と罰則
法律により、雇用主にはフォームI-9を作成するために少なくとも3営業日が与えられます。多くの場合、ICEは雇用主に、給与のコピー、現在の従業員のリスト、定款、および営業許可証を含むサポートドキュメントを提供するよう要求します。
技術的または手続き上の違反が見つかった場合、雇用主は修正を行うために10営業日があります。雇用主はまた、いかなる実質的な違反または不完全な修正に対しても罰金を科される可能性があります。
ボトムライン
ICEの施行努力により、雇用主は、すべての従業員のI-9フォームを適切に記入および保存できなかったために、マネージャー、オーナー、および人事（HR）スタッフメンバーに課せられる刑事責任にますます直面しています。企業はますます多くの罰金を科され、免除されています。したがって、会社とその従業員を罰金から保護するために、これらのフォームに正確に記入、維持、保管することを優先することは、雇用主が優先する必要があります。
